메일/그룹웨어 매뉴얼
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공용메일은 다른 사용자들과 함께 이용할 수 있는 업무용 메일이며, 사용자 계정으로 이용하는 개인 메일과는 다른 형태의 메일입니다.
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• 공용메일은 웹메일에서만 사용할 수 있으며 외부 메일 프로그램(아웃룩 등)에서 이용할 수 없습니다.(POP3/SMTP 미지원) • 하이웍스 전용 오피스 신청 시, 이용 상품에 따라 1개 계정(1GB)의 기본 공용메일을 제공해드립니다. (예: office@gabiaedu.com) • 기본 공용메일 주소는 사용자를 추가하거나 아이디 변경할 수 있으나, 공용메일 자체를 삭제할 수 없습니다. • 기본 공용메일 외 공용메일을 직접 생성하려면, 생성할 공용메일 개수만큼 여유 메일 공간(계정당, 용량제 1GB/무제한 1개 계정)이 있어야 합니다. |
공용메일 생성/관리(변경, 삭제) 방법은 아래와 같습니다.
공용메일 생성하기
1. 하이웍스 오피스에 전체 관리자(슈퍼 관리자) 계정으로 로그인합니다.
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• 하이웍스 전용 오피스 주소는 login.office.hiworks.com/회사도메인 입니다. 예) https://login.office.hiworks.com/gabiaedu.com
• DNS 레코드 설정이 완료되지 않았다면 [메일 > 메일 사용을 위한 사전 준비 > 도메인 연결하기] 매뉴얼을 참고하세요. |
① 하이웍스 계정 아이디를 입력 후 [다음]을 클릭합니다.
② 하이웍스 계정 비밀번호를 입력 후 [로그인]을 클릭합니다.
2. 로그인 후 오피스 홈에서 [오피스관리]를 클릭합니다.
3. [서비스 관리 > 공용메일 관리]를 클릭 후 [공용메일 추가]를 클릭합니다.
4. 공용메일 설정 정보를 입력합니다.
① 공용메일 이름: 솔루션 내 표시되는 이름으로 이용할 공용메일의 사용 부서나 특징을 기재합니다.
② 발신자 이름: 공용메일에서 메일을 발송 시 받는 사람에게 표시되는 보내는 사람 이름입니다.
③ 용도: 외부에 노출되지 않는 사용 목적이나 용도를 기재합니다. 사용자가 용도를 확인해 공용메일 사용을 신청할 수 있습니다.
④ 메일 주소: 공용메일로 사용할 계정 아이디를 입력합니다.
아이디는 특수문자로 시작할 수 없으며, 2~20자리의 영문 소문자, 숫자, 하이픈(-), 언더바(_), 마침표(.)만 가능합니다.
5. [사용자설정 > 사용자지정]을 클릭해, 공용메일을 사용할 사용자를 설정합니다.
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• 공용메일을 사용할 사용자를 지정하기 전, 사용자 계정이 생성돼있어야 합니다. |
사용자를 설정 후 [확인]을 클릭합니다.
① 좌측 목록은 공용메일 미소속 사용자 계정이며, 우측 목록은 공용메일 사용자 계정입니다.
- 공용메일 미사용자를 사용자로 지정하려면, 미소속 사용자 목록에서 공용메일 사용자로 지정할 계정을 클릭합니다.
- 공용메일 사용자를 제외하려면, 공용메일 사용자 목록에서 공용메일 미사용자로 변경할 계정을 클릭합니다.
② [선택]을 클릭하면 ①에서 선택한 미소속 계정이 우측의 공용메일 사용자 목록으로 이동합니다.
[빼기]를 클릭하면 ①에서 선택한 공용메일 사용자 계정이 좌측의 미소속 사용자 목록으로 이동합니다.
③ 공용메일 사용자 목록에서 해당 공용메일을 관리할 관리자를 선택 후 [관리자 지정]을 클릭합니다.
관리자는 공용메일 계정 당 최대 1명만 지정할 수 있으며, 관리자로 지정된 공용메일의 데이터와 사용자를 설정할 수 있습니다.
④ [선택완료]를 클릭해 사용자 및 관리자 권한 설정을 완료합니다.
6. 사용자 설정이 완료되면 사용자별 권한(읽기, 쓰기, 공용설정/삭제)을 설정 후 [확인]을 클릭합니다.
7. 사용자 계정으로 오피스에 로그인 후, [오피스 홈 > 공용메일]을 클릭해 생성된 공용 메일을 확인합니다.
공용메일 관리(변경, 삭제)하기
생성한 공용메일 관리(변경, 삭제) 방법은 아래와 같습니다.
1. 하이웍스 오피스에 전체 관리자(슈퍼 관리자) 계정으로 로그인합니다.
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• 하이웍스 전용 오피스 주소는 login.office.hiworks.com/회사도메인 입니다. 예) https://login.office.hiworks.com/gabiaedu.com |
① 하이웍스 계정 아이디를 입력합니다.
② 하이웍스 계정 비밀번호를 입력합니다.
③ [로그인]을 클릭합니다.
2. 로그인 후 오피스 홈에서 [오피스관리]를 클릭합니다.
3. [서비스 관리 > 공용메일 관리]을 클릭해 사용 중인 공용메일을 수정하거나 삭제할 수 있습니다.
1) 수정하기
수정할 공용메일 항목의 우측 [수정]을 클릭합니다.
정보를 확인 후 수정하거나 편지함을 비울 수 있습니다.
① 공용메일 이름: 솔루션 내 표시되는 이름으로 이용할 공용메일의 사용 부서나 특징을 기재합니다.
② 발신자 이름: 공용메일에서 메일을 발송 시 받는 사람에게 표시되는 보내는 사람 이름입니다.
③ 용도: 외부에 노출되지 않는 사용 목적이나 용도를 기재합니다. 사용자가 용도를 확인해 공용메일 사용을 신청할 수 있습니다.
④ 편지함 비우기: [전체 삭제]를 클릭해 편지함을 비울 수 있습니다. 비워진 편지함은 복구가 불가하니 삭제 전 백업 여부를 반드시 확인해 주세요.
(1) 공용메일을 같이 사용할 사용자를 설정하려면 [사용자설정 >사용자지정]을 클릭해, 공용메일 사용자를 설정/해제할 수 있습니다.
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• 공용메일을 사용할 사용자를 지정하기 전, 사용자 계정이 생성돼있어야 합니다. |
[사용자설정 > 사용자지정]을 클릭합니다.
사용자를 설정 후 [확인]을 클릭합니다.
① 좌측 목록은 공용메일 미소속 사용자 계정이며, 우측 목록은 선택한 공용메일 사용자 계정입니다.
- 선택한 공용메일 미사용자를 사용자로 지정하려면, 미소속 사용자 목록에서 공용메일 사용자로 지정할 계정을 클릭합니다.
- 선택한 공용메일 사용자를 제외하려면, 공용메일 사용자 목록에서 공용메일 미사용자로 변경할 계정을 클릭합니다.
② [선택]을 클릭하면 ①에서 선택한 미소속 계정이 우측의 공용메일 사용자 목록으로 이동합니다.
[빼기]를 클릭하면 ①에서 선택한 공용메일 사용자 계정이 좌측의 미소속 사용자 목록으로 이동합니다.
③ 공용메일 사용자 목록에서 해당 공용메일을 관리할 관리자를 선택 후 [관리자 지정]을 클릭합니다.
관리자는 공용메일 계정 당 최대 1명만 지정할 수 있으며, 관리자로 지정된 공용메일의 데이터와 사용자를 설정할 수 있습니다.
④ [선택완료]를 클릭해 사용자 및 관리자 권한 설정을 완료합니다.
(2) 사용자 설정이 완료되면 사용자별 권한(읽기, 쓰기, 공용 설정/삭제)을 설정 후 [확인]을 클릭합니다.
2) 아이디 변경하기
변경할 공용메일 항목의 우측 [아이디 변경 > 변경]을 클릭합니다.
변경할 ID 항목에 새로 사용할 공용메일 아이디를 입력 후, [중복확인]을 클릭합니다.
사용 가능한 아이디인지 확인 후 [아이디 변경]을 클릭합니다.
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• 아이디 변경은 즉시 반영되며, 메일 데이터는 삭제되지 않습니다. • 아이디 변경 이후 기존 공용메일 주소로는 메일이 수신되지 않습니다. |
3) 삭제하기
공용메일 계정 생성 후, 사용하지 않는 공용메일은 [삭제]를 클릭해 계정을 삭제할 수 있습니다.
기본 제공되는 공용메일은 삭제할 수 없습니다.
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• 아이디 삭제 시, 메일 데이터는 모두 삭제되고 복구가 불가하니 삭제 전 백업 여부를 반드시 확인해 주세요. |
4) 엑셀로 다운로드하기
[엑셀로 다운로드]를 클릭해, 설정된 공용메일 정보(공용메일 이름, 공용메일 주소, 할당 용량(MB), 사용자 수, 사용자명, 사용자 아이디)를 엑셀로 다운로드해 확인할 수 있습니다.
다운로드한 엑셀 파일은 아래의 형식과 같습니다.
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• 가비아 유튜브 채널에서 공용/그룹 메일 사용 방법을 동영상으로 확인해 보세요. |
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