메일/그룹웨어 매뉴얼
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본 매뉴얼은 사용 중인 공용메일의 환경설정(기본 설정, 서명 설정, 수신허용 설정, 수신거부 설정, 사용자 변경, 승인 대기) 기능에 대한 내용입니다.
공용메일의 환경설정 기능은 공용메일 사용자마다 설정된 권한에 따라 이용할 수 있으며, 이용할 수 있는 기능은 아래와 같습니다.
- 관리자 권한: 기본 설정, 서명 설정, 수신허용 설정, 수신거부 설정, 사용자 변경, 승인 대기
- 삭제 권한: 기본 설정, 서명 설정, 수신허용 설정, 수신거부 설정
- 읽기/쓰기 권한: 기본 설정, 서명 설정
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• 다수에게 권한 부여가 가능한 설정(기본 설정, 서명 설정, 수신거부 설정)은 변경 즉시 해당 공용메일의 전체에 적용되므로 변경 시 주의해 주시기 바랍니다. |
공용메일 환경설정 방법은 아래와 같습니다.
1. 하이웍스 오피스에 로그인합니다.
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• 하이웍스 전용 오피스 주소는 login.office.hiworks.com/회사도메인 입니다. 예) https://login.office.hiworks.com/gabiaedu.com • DNS 레코드 설정이 완료되지 않았다면 [메일 > 메일 사용을 위한 사전 준비 > 도메인 연결하기] 매뉴얼을 참고하세요. |
① 하이웍스 계정 아이디를 입력 후 [다음]을 클릭합니다.
② 하이웍스 계정 비밀번호를 입력 후 [로그인]을 클릭합니다.
2. 로그인 후 오피스 홈에서 [공용메일]를 클릭합니다.
3. [내 공용메일 관리 > 환경설정]을 클릭해 상세 설정을 진행할 수 있습니다.
1) [기본 설정]을 클릭해 공용메일의 발신자 이름, 회신 메일 주소, 메일 도착 알림을 설정할 수 있습니다.
① 발신자: 메일을 받는 사람에게 보이는 이름입니다.
② 회신 메일 주소: 공용메일에서 발송한 메일에 대해 답장 받을 메일 주소입니다. 보통은 공용메일 주소와 동일하게 이용합니다.
③ 메일 도착 알림: [메일 수신 시, 메일 수/발신 시, 사용 안 함] 중 선택할 수 있습니다.
알림 설정 시, 하이웍스 메신저에 로그인 상태에서 푸시 알림을 받을 수 있습니다. 각 사용자 별 하이웍스 메신저의 알림 설정에 따라 알림이 도착하지 않을 수 있습니다.
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• 삭제된 라벨은 복구되지 않습니다. • 라벨 삭제 시, 해당 라벨 편지함에 있던 메일은 모두 삭제되고 복구가 불가하니 라벨 삭제 전 편지함의 라벨을 제거하거나 백업 여부를 반드시 확인해 주세요. |
2) 서명 설정의 [+]를 클릭해 서명을 만들 수 있습니다.
(1) 서명 제목과 내용을 입력 후 저장합니다.
① 서명 제목을 입력합니다. 서명 제목은 여러 개의 서명을 사용할 때 구분하기 위한 용도입니다.
② 서명으로 사용할 내용을 입력합니다.
③ 상단 툴을 활용해 메일 본문의 폰트, 정렬, 이미지 첨부, 표 삽입 등을 사용할 수 있습니다.
④ 디자인을 통한 고급 편집 기능 외 HTML, TEXT, 미리 보기 기능도 사용할 수 있습니다.
⑤ [저장]을 클릭합니다.
(2) 서명 목록에서 기본 서명을 변경하거나 생성된 서명 내용을 수정, 삭제할 수 있습니다.
① [수정] 또는 [삭제]를 클릭해 서명 내용을 수정하거나, 사용하지 않는 서명은 삭제할 수 있습니다. 서명 내용 수정 시 먼저 보낸 메일의 서명 내용은 변경되지 않습니다.
② 기본 서명을 변경하려면, 서명 목록의 기본 서명 항목에서 기본으로 사용할 서명을 선택합니다.
3) [라벨 관리]를 클릭해 라벨을 추가하거나 수정, 삭제할 수 있습니다.
① 새 라벨 생성은 새 라벨 이름을 입력 후 [+]를 클릭합니다.
② 라벨 수정은 수정할 라벨 우측 [수정]을 클릭해 라벨 이름을 수정 후 [확인]을 클릭합니다.
③ 사용하지 않은 라벨은 [삭제]를 클릭해 삭제할 수 있습니다.
4) [수신 허용 설정]을 클릭해 수신을 허용할 메일과 도메인을 설정할 수 있습니다.
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• 수신 허용 가능 개수는 메일 수와 도메인 수를 합해 총 3,000개까지입니다. • 수신 허용 목록의 이메일 및 도메인은 수신 거부 목록에 있어도 수신이 허용됩니다. • naver.com, hanmail.net, gmail.com 등의 포털사 도메인을 추가하면 대량의 스팸메일이 유입될 수 있으므로 주의하시기 바랍니다. |
① 수신 허용할 메일을 입력 후 [추가]를 클릭하면 저장됩니다.
② 수신 허용할 도메인을 입력 후 [추가]를 클릭하면 저장됩니다.
③ 수신 허용된 메일을 삭제하길 원하시는 경우 수신 허용 메일 목록에서 대상 메일 선택 후 [삭제]를 클릭합니다.
④ 수신 허용된 도메인을 삭제하길 원하시는 경우 수신 허용 도메인 목록에서 대상 도메인 선택 후 [삭제]를 클릭합니다.
5) [수신 거부 설정]을 클릭해 수신을 거부할 메일과 도메인을 설정할 수 있습니다.
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• 수신 거부 설정 개수는 메일 수와 도메인 수를 합해 최대 3,000개입니다. • 수신 거부를 등록한 메일/도메인 주소에서 발송되는 메일은 공용메일함에 도착 되지 않습니다. • 수신 거부 설정 후 받는 메일부터 적용되며, 먼저 받은 메일은 자동 제거되지 않습니다. |
① 수신 거부할 메일을 입력 후 [추가]를 클릭하면 저장됩니다.
② 수신 거부할 도메인을 입력 후 [추가]를 클릭하면 저장됩니다.
③ 수신 거부된 이메일에서 보내는 메일을 다시 수신하려면 수신거부 메일 목록에서 대상 메일 선택 후 [삭제]를 클릭합니다.
④ 수신 거부된 도메인에서 보내는 메일을 다시 수신하려면 수신거부 도메인 목록에서 대상 도메인 선택 후 [삭제]를 클릭합니다.
6) [사용자 변경]을 클릭해 공용메일 사용자를 관리할 수 있습니다.
(1) 사용자를 추가하려면 사용자 추가 우측 [+]를 클릭합니다.
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• 공용메일을 사용할 사용자를 지정하기 전, 사용자 계정이 생성되어 있어야 합니다. |
사용자를 설정 후 [저장]을 클릭합니다.
① 이름 혹은 조직명으로 사용자를 검색할 수 있습니다.
② 조직도를 클릭해 원하는 부서를 전체 선택하거나 특정 사용자를 선택할 수 있습니다.
③ 사용자를 선택 후 [>] 또는 [<] 아이콘을 클릭해 추가할 사용자를 지정할 수 있습니다.
④ [확인]을 클릭합니다.
(2) 사용자를 삭제하려면 사용자 우측의 [삭제]를 클릭한 후 [저장]을 클릭합니다.
(3) 사용자별 권한(쓰기, 삭제)과 관리자를 선택 후 [저장]를 클릭합니다.
쓰기, 삭제 권한이 없는 경우 공용메일 읽기만 가능합니다.
관리자는 공용메일 계정 당 최대 1명만 지정할 수 있으며, 공용메일의 사용자를 설정할 수 있는 권한을 가집니다.
5) [승인 대기]를 클릭해 공용메일 사용 요청에 대한 승인/거부를 진행할 수 있습니다.
공용메일 사용 신청자의 권한(쓰기, 삭제) 설정 후 [승인] 또는 [거부]를 클릭합니다.
쓰기/삭제 권한을 모두 선택하지 않고 승인 시, 읽기 권한만 주어집니다.
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• 공용메일 미 사용자가 공용메일 사용 신청 시, 해당 공용메일로 '공용메일 사용 요청이 접수되었습니다.'라는 알림 메일이 도착합니다. 해당 안내 메일에서 [승인하기] 버튼을 클릭해도 본 메뉴 [공용메일 > 대상 공용메일 이름 > 환경설정 > 승인 대기]로 이동할 뿐 승인이 완료되지는 않습니다. 이후 본 매뉴얼을 참고해 승인을 진행해주세요. |
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