메일/그룹웨어 매뉴얼
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회사에서 운영하는 휴가의 종류를 생성하고 설정할 수 있습니다.
휴가 신청 양식에서 사용하는 부분으로 휴가신청 결재양식 설정 페이지에서 설정할 수 있습니다. [인사관리> 결재설정] 페이지는 인사관리자와 전체관리자만 접근가능한 메뉴입니다.
1. 하이웍스 오피스에 로그인합니다.
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• 하이웍스 전용 오피스 주소는 login.office.hiworks.com/회사도메인 입니다. 예) https://login.office.hiworks.com/gabiaedu.com
• DNS 레코드 설정이 완료되지 않았다면 [메일 > 메일 사용을 위한 사전 준비 > 도메인 연결하기] 매뉴얼을 참고하세요. |
① 하이웍스 계정 아이디를 입력 후 [다음]을 클릭합니다.
② 하이웍스 계정 비밀번호를 입력 후 [로그인]을 클릭합니다.
2. 로그인 후 오피스 홈에서 [인사]를 클릭합니다.
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• [인사설정 ] 메뉴는 전체 관리자(슈퍼 관리자) 또는 인사 관리자만 접근 가능합니다. |
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• 하이웍스 휴가는 직원의 입사일을 기준으로 휴가가 생성됩니다. - 입사일이 입력되지 않으면 휴가가 생성되지 않으므로 [조직/임직원관리> 임직원 관리]에서 입사일 정보를 미리 등록하시기 바랍니다. |
3. [인사설정 > 휴가/근무 > 휴가탭] 에서 휴가 생성 조건 및 기타 휴가 관련 내역을 설정할 수 있습니다.
① 휴가 생성 조건 기준을 선택합니다. 회계연도 기준과 입사일 기준 중 하나를 선택할 수 있습니다.
생성 조건을 선택 후 [적용]을 클릭하면 직원의 입사일에 따라 휴가가 생성됩니다.
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• 생성 기준을 중도 변경하면 과거 휴가의 생성, 사용 데이터(결재 진행 중인 휴가신청 포함)가 모두 삭제되오니 휴가 생성 조건 변경 시 주의하시기 바랍니다. |
② 회계일 기준 선택 시, 매년 연차가 자동 생성되는 일자를 설정할 수 있습니다. 생성일자를 기준으로 1년간 사용할 연차휴가가 생성됩니다.
③ 직원에게 매년 생성될 연차 휴가일수를 설정합니다. 입사 연도를 기준으로 연차별로 부여될 휴가일수입니다.
④ 설정한 휴가 생성 조건에 따른 전 직원의 생성 예정 휴가를 엑셀 파일로 다운로드할 수 있습니다.
⑤ 1년 미만 입사자의 휴가를 월 1개씩 자동으로 생성할지 설정합니다.
[사용함]으로 설정하면 입사일로부터 1년 미만 기간동안 1개월마다 1개의 휴가가 자동으로 생성됩니다. (11개까지 생성)
1년차 자동 휴가(월차)의 사용은 입사일로 부터 1년까지만 가능합니다.
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• 근로기준법에 따른 1년 미만 근로자 휴가 생성 정책 - 2017년 5월 30일 이전 입사자는 최초 1년간 근무한 다음 연도에 15일의 휴가를 부여하는 경우, 근로자가 최초 입사 후 1년 미만 시 사용한 유급휴가는 다음연도 15일의 휴가에서 제외한다.(근로기준법 제 60조3항) - 2017년 5월 30일 이후 입사자는 1년 미만 기간 동안 1개월 개근 시 1일의 유급휴가를 지급하고, 1년이 되었을 때 80% 이상 출근을 했다면 15개의 유급휴가를 지급해야 한다.(근로기준법 제 60조3항 삭제 2017.11.28개정. 2018.5.29시행) - 1년차 자동휴가(월차)는 1년간(계속하여 근로한 기간이 1년 미만인 근로자의 제2항에 따른 유급휴가는 최초 1년의 근로가 끝날 때까지의 기간을 말한다) 행사하지 아니하면 소멸된다.(근로기준법 제 60조 7항 개정 2020. 3. 31.) |
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• 1년 차 휴가 자동 생성 기능을 사용하는 오피스의 1년차 근로자의 경우, [인사관리 > 근무관리 > 전사 근무관리]에서 각 사용자 를 선택하여 [휴가일수 변경]에서 연차, 포상휴가뿐 아니라, 1년 차 월차의 휴가일수를 수정할 수 있습니다. 무단결근 등의 이유로 1개씩 자동 생성되는 1년 차 휴가의 수정이 필요한 경우 이용하세요. |
(1) 회계연도 기준 휴가 생성
근로기준법에 따르면 연차 휴가는 입사일을 기준으로 산정하는 것이 원칙이나 회사 입장에서 관리의 편의성을 위하여 회계연도 기준으로 연차 휴가를 산정하는 방식도 허용됩니다.
단, 이 경우에도 최소한 근로 기준법에서 정한대로 입사일 기준의 연차 휴가 일수는 보장해야 하기에 하이웍스 휴가관리에서는 아래와 같은 방식으로 휴가를 산정합니다.
- 1년 이상 근로자: 별도의 계산 없이 [인사설정 > 휴가/근무 > 휴가]에 설정된 연차별 휴가일수가 지정한 회계일에 일괄 생성됩니다.
- 1년 미만 근로자: 1년차 휴가 자동 생성을 [사용함]으로 설정한 경우 아래와 같이 휴가가 생성됩니다.
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• 회계연도 기준 1년차 휴가 자동 생성 예시 - 입사일 : 2020년 7월 10일 - 휴가생성일(회계일): 매년 1월 1일
- 1년차 휴가는 매월 입사일마다 1개씩 최대 11개까지 자동 생성되며, 입사 1년이 지나면 자동 미사용 분까지 소멸됩니다. - 입사 다음 년도 연차 생성일에는 아래의 방식으로 연차가 생성됩니다. - 계산 결과가 소숫점으로 나올 경우 0.5단위로 올림 처리하여, 0~0.5로 떨어지는 경우는 0.5일 생성, 0.5~1로 떨어지는 경우에는 1일이 생성됩니다. - 위 예시의 경우 (175일/365일)x15개 계산식으로 7.19가 나오며, 올림하여 7.5개의 연차가 생성됩니다. - 입사일+2년 이후로는 [인사설정 > 휴가/근무 > 휴가]에 설정된 연차별 휴가일수가 생성됩니다. • 자동으로 생성된 휴가의 수정이 필요할 경우 [근무관리 > 전사 근무관리 > 휴가현황 > 사용자 선택 > 휴가일수 변경]을 클릭해 사용자의 휴가일을 수정하시기 바랍니다. |
(2) 입사일 기준 휴가 생성
입사일 기준 휴가 생성은 직원 입사일을 기준으로 개별적으로 연차가 생성됩니다.
휴가 생성일을 직원 입사일로 하기 때문에 모든 직원의 휴가 생성일이 다를 수 있습니다.
- 1년 이상 근로자: [인사설정 > 휴가/근무 > 휴가]에 설정된 연차별 휴가일수가 매년 본인의 입사일에 생성됩니다.
- 1년 미만 근로자: 1년차 휴가 자동 생성을 [사용함]으로 설정한 경우 아래와 같이 휴가가 생성됩니다.
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• 입사일 기준 1년차 휴가 자동 생성 예시 - 입사일 : 2020년 7월 10일
- 입사일로부터 한달이 지날 때마다 휴가가 1개씩 생성됩니다. (11개까지 생성) - 입사일로부터 일년이 되는 일자에 휴가가 15개 생성됩니다. - 이후 돌아오는 입사일 부터는 [인사설정 > 휴가/근무 > 휴가]에 설정된 연차별 휴가일수가 생성됩니다. |
⑥ 올해 사용하지 않고 남은 연차 또는 포상 휴가를 내년으로 이월시킬지 여부를 설정할 수 있습니다.
- 회계연도 기준: 생성일자가 매년 1월 1일이 아닌 경우, 지정한 생성일 이후로 이월됩니다.
- 입사일 기준: 임직원 개개인의 연차 생성일자가 이월의 기준점이 됩니다.
⑦ 마이너스 휴가사용 여부를 설정할 수 있습니다. 마이너스 휴가를 사용하는 것으로 설정하면, 남은 휴가가 없는 경우에도 휴가를 사용할 수 있고 마이너스로 표시됩니다. 이 경우 다음 년도 휴가 생성 시 미리 사용한 휴가 일수가 자동 차감됩니다.
⑧ 휴가캘린더의 사용 여부와 출력 옵션을 선택할 수 있습니다. 사용으로 설정하면 [인사>내 근무>근무현황>전사휴가캘린더]에서
모든 사용자가 전사직원의 휴가 일정을 확인할 수 있습니다.
모든 설정은 [저장] 버튼을 클릭하여 저장합니다.
⑨ [추가하기] 버튼을 클릭하면 휴가종류 리스트 하단에 휴가입력 영역이 나타납니다.
- 휴가명: 경조사, 교육 등 휴가이름을 설정합니다.
- 사용여부: 생성된 휴가종류의 사용여부를 선택할 수 있습니다. 휴가 종류를 삭제하지 않아도 일시적으로 해당 휴가 종류를 사용하지 않기로 한 경우 사용할 수 있습니다.
- 연차에서 차감여부: 차감을 선택한 경우, 해당 휴가종류는 매년 생성되는 연차에서 차감됩니다.
- 생성여부: 생성여부는 휴가종류 생성시 최초 설정 이후 수정할 수 없습니다.
ⓐ 생성필요는 대체휴가와 같이 연차에서 차감하여 사용하는 것 이외에 따로 관리자가 생성해 준 경우에만 휴가를 사용할 수 있도록 운영할 수 때 적합합니다. 연차에서 차감을 선택한 경우에는 생성 필요를 선택할 수 없습니다.
ⓑ 생성없이 사용은 교육, 훈련 등 따로 휴가가 생성되지 않아도 신청할 수 있는 휴가종류에 적합합니다.
- 시간제 휴가 최소단위: 휴가 종류별로 휴가의 최소 신청 단위를 설정할 수 있습니다. 비허용은 최소단위가 일차로 설정되며, 4시간, 2시간, 1시간, 30분의 최소 단위를 선택할 수 있습니다.
⑩ 등록된 휴가종류의 사용여부와 시간제 휴가 최소단위 등을 수정할 수 있습니다.
⑪ 시간제 휴가 관련 설정 : 시간제 휴가의 1일 최대 허용 시간 제한하거나, 출퇴근에 붙여서만 사용하도록 하는 등 제한 사항을 설정할 수 있습니다.
설정 후 [저장] 버튼을 클릭해야 최종 적용됩니다.
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• 가비아 유튜브 채널에서 1년 미만 입사자 휴가 생성 방식에 대해 확인해보세요. |
