메일/그룹웨어 매뉴얼
Home > 메일/그룹웨어 > 인사/근무 > 근무관리 사용하기
- 연차촉진 메일 양식을 관리자가 직접 설정하여, 연차촉진 대상자에게 메일로 일괄 또는 개별로 발송할 수 있습니다.
- 사용자(직원)의 미사용 연차휴가 일수는 물론, 발송한 연차촉진과 사용계획 제출 현황을 한눈에 확인할 수 있습니다.
- 연차촉진 메일을 수취한 사용자(직원)는 전자결재를 통해 연차 사용계획 편리하게 제출할 수 있습니다.
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• [연차촉진관리] 메뉴는 전체 관리자(슈퍼 관리자) 또는 인사 관리자만 접근 가능합니다. |
1. 하이웍스 오피스에 로그인합니다.
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• 하이웍스 전용 오피스 주소는 login.office.hiworks.com/회사도메인 입니다. 예) https://login.office.hiworks.com/gabiaedu.com
• DNS 레코드 설정이 완료되지 않았다면 [메일 > 메일 사용을 위한 사전 준비 > 도메인 연결하기] 매뉴얼을 참고하세요. |
① 하이웍스 계정 아이디를 입력 후 [다음]을 클릭합니다.
② 하이웍스 계정 비밀번호를 입력 후 [로그인]을 클릭합니다.
2. 로그인 후 오피스 홈에서 메뉴 아이콘 클릭 후 [인사/회계]를 클릭합니다.
3. [인사설정 > 기본설정 > 휴가 탭]에서 연차촉진 관리 기능 사용 여부와 연차촉진 알림을 설정할 수 있습니다.
① [인사설정 > 기본설정]을 클릭합니다.
② [휴가]탭을 클릭합니다.
③ 연차촉진 관리를 사용하려면 [사용]을 클릭하고, 사용하지 않을 경우 [사용 안 함]을 클릭합니다. 기본 설정은 [사용 안 함]입니다.
④ 연차(1년 이상자 휴가) 촉진 알림을 설정합니다.
⑤ 월차(1년 미만자 휴가) 촉진 알림을 설정합니다.
⑥ 연차촉진관리 사용 여부 및 알림 설정 후 [저장]을 클릭합니다.
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• 연차촉진 1차, 2차 기간이 도래했을 때, 알림 설정에 따라 인사관리자에게 웹알림(오피스 상단 종모양)이 발송됩니다. |
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• 입사일 기준의 휴가 생성을 사용하는 경우는 연차촉진 알림을 발송하지 않습니다. |
4. 연차촉진관리
[인사/회계 > 근무관리 > 전사근무관리 > 연차촉진관리 탭]에서 대상자를 선택하여 일괄 또는 개별로 사용자에게 작성요청 메일을 발송하고 현황을 확인할 수 있습니다.
① [근무관리 > 전사 근무관리]를 클릭합니다.
② [연차촉진관리]탭을 클릭합니다.
③ 검색할 연차 사용 기한 날짜를 선택합니다. 잔여 연차가 있는 사용자만 조회하고 싶을 경우 '잔여 연차가 있는 경우만 표시'를 체크합니다.
④ 검색할 휴가 종류를 선택합니다.
⑤ 연차촉진관리 상태(1차 발송 전, 1차 완료, 2차 발송 전, 2차 완료, 기안 완료, 기안 미완료)를 선택합니다.
⑥ 보기 설정을 완료 후 [확인]을 클릭합니다.
⑦ 검색값 초기화를 원할 경우 [초기화]를 클릭합니다.
⑧ 대상자들을 선택해 촉진 메일을 [일괄 발송] 할 수 있습니다.
- 하이웍스 메일을 사용하는 사용자에게는 하이웍스 메일로, 하이웍스 메일 사용자가 아닌 경우에는 사용자정보의 개인 이메일주소로 촉진 메일이 발송됩니다. (사내 메일로는 발송되지 않습니다.)
⑨ [촉진 메일 양식]을 클릭하여 인사관리자가 직접 사내에서 사용할 촉진 메일 양식을 작성할 수 있습니다.
⑩ [엑셀 다운로드]를 클릭하여 연차촉진관리 내역을 엑셀로 다운로드 받을 수 있습니다.
⑪ 처리상태에 따라 촉진 메일을 발송 혹은 재발송하거나 기안 취소를 할 수 있습니다.
- [발송/재발송] 버튼을 통해 개별적으로 촉진 메일을 발송할 수 있습니다.
- 사용자가 기안하지 않았다면 1차 발송 이후부터 2차 발송기간 이전까지, 2차 발송 후에는 2차 발송 영역에서 [재발송]이 가능합니다.
- 재발송 가능 기간에 해당할 경우 [재발송] 버튼을 클릭하여 여러 번 재발송 할 수 있습니다.
- 기안 취소는 사용계획을 기안 완료한 경우, [기안 취소] 버튼을 클릭하여 취소 처리할 수 있습니다.
⑫ 기안완료된 사용계획은 상태란의 [제출완료]를 클릭하여 확인할 수 있습니다.
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• 해당 매뉴얼은 [인사/회계 > 인사설정 > 기본설정 > 휴가] 탭의 휴가 생성 조건이 '회계일 기준'으로 작성되었습니다. |
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• 연차 촉진 알림은 연차 소멸 6개월 전 1차, 2개월 전에 2차로 발송할 수 있습니다. |
5. 연차 촉진 메일
연차 촉진 메일을 수취한 사용자는 메일 내 링크를 통해 사용계획을 기안할 수 있습니다.
연차 사용계획서 기안 페이지에서 현재 연차 휴가 정보를 확인하고, 미사용 휴가에 대한 사용계획을 작성하세요.
6. 사용계획 기안하기
연차 촉진 메일 내 [연차 사용 계획 기안하기] 버튼을 클릭하여, 연차 사용계획 기안 페이지로 접근합니다.
① 적용 기간: 올해 연차/월차 사용 기간을 표시합니다.
② (연차/월차) 휴가 정보: 발생, 사용, 미사용 일수를 오늘 날짜 기준으로 표시합니다.
③ 미사용 휴가 일수를 확인한 후, 미사용 일수에 대한 [사용 기간]과 [일수/시간]을 입력하고 [저장]을 클릭합니다.
- 사용 기간은 ①의 적용기간 내에서만 사용 계획 신청이 가능합니다. 사용 기한 이후의 날짜는 비활성화되어 신청이 불가합니다.
④ 사용계획 추가: 사용 계획 기간 추가가 필요할 경우 [추가]를 클릭합니다.
⑤ 사유를 입력합니다. 필수 입력값은 아닙니다.
⑥ 첨부할 파일이 있다면 [파일 첨부]를 클릭합니다.
⑦ [기안하기]를 클릭합니다.
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• 연차 계획은 미사용 일수보다 적게 기안할 수 없으며, 미사용일수보다 많이는 작성할 수 있습니다. • 사용계획 기안은 연차촉진 관리를 위한 것으로, 휴가 신청이 되는 것은 아닙니다. 휴가신청은 [근무/경비처리 >휴가 신청]에서 진행해야 합니다. |
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