메일/그룹웨어 매뉴얼
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조직 생성 및 직위/직무 생성을 완료한 후 오피스를 사용할 사용자를 추가합니다.
사용자 추가는 아래와 같은 방법으로 진행할 수 있습니다.
1. 하이웍스 오피스에 로그인합니다.
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• 하이웍스 전용 오피스 주소는 login.office.hiworks.com/회사도메인 입니다. 예) https://login.office.hiworks.com/gabiaedu.com
• DNS 레코드 설정이 완료되지 않았다면 [메일 > 메일 사용을 위한 사전 준비 > 도메인 연결하기] 매뉴얼을 참고하세요. |
① 하이웍스 계정 아이디를 입력 후 [다음]을 클릭합니다.
② 하이웍스 계정 비밀번호를 입력 후 [로그인]을 클릭합니다.
2. 로그인 후 오피스 홈에서 [하이웍스 관리]를 클릭합니다.
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• [하이웍스 관리] 메뉴는 전체 관리자만 접근 가능한 메뉴입니다. |
3. [사용자 관리]를 클릭합니다.
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• 매뉴얼과 화면이 다른 경우 구버전 이용자로 일부 기능이 제공되지 않을 수 있습니다. |
4. 사용자 관리에서 사용자를 간편하게 추가할 수 있습니다.
① 이름/ID/비밀번호/사용할 라이선스/근로형태/ 소속조직/직위를 입력 또는 선택합니다.
② [저장]을 클릭합니다.
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• 오피스 신청 시 입력한 전체 관리자 계정은 오피스 세팅 완료 후 사용자 관리에서 바로 확인이 가능합니다. • 입력한 사용자 정보는 생성 후에도 변경이 가능합니다. • 관리자가 생성한 비밀번호는 반드시 사용자가 직접 로그인 후 변경을 진행해야만 오피스 사용이 가능합니다. • 관리자가 [인사/회계 > 조직/임직원 관리 > 임직원 관리 > 항목설정]에서 사용자 기본 정보의 사용자 수정 여부를 |
5. [사용자 등록]을 클릭해 보다 상세한 정보를 설정한 계정 생성이 가능합니다.
1) [사용자 등록]을 클릭합니다.
2) 상세 정보를 입력합니다.
① 계정을 사용할 사용자 이름을 입력합니다.
② 계정을 사용할 ID를 입력합니다. 한 오피스 내 동일 ID 중복 생성은 불가합니다.
ID는 특수문자로 시작할 수 없으며, 2~20자리의 영문 소문자, 숫자, -, _, .(마침표)를 조합해 설정합니다.
③ 비밀번호 생성 방식 선택 후, 비밀번호를 입력합니다. 비밀번호는 10-16자리로, 영문 소문자, 숫자, 특수문자를 조합해 설정합니다.
'관리자가 입력'을 선택하면, 관리자가 임시비밀번호를 설정할 수 있으며 사용자가 처음 로그인할 때 비밀번호를 변경한 후 이용할 수 있습니다.
'사용자가 입력'을 선택하면, 사용자의 메일 주소로 발송되는 안내 메일의 링크를 통해 비밀번호 설정 후 접속할 수 있습니다.
④ 계정 구분을 선택합니다.
⑤ 계정 상태를 설정합니다. 계정 사용을 원할 경우 '사용'을 선택합니다. 퇴사자, 또는 휴직자의 경우 '일시정지'를 선택할 수 있습니다.
⑥ 잔여 라이선스 개수를 확인한 후 필요한 서비스를 할당합니다.
⑦ 사용자의 근로 형태를 선택합니다. 근로 형태는 근무 관리 기능을 사용하기 위한 필수 정보이며, [인사설정 > 근로형태]에서 설정 가능합니다.
⑧ 입사일을 입력합니다. 입사일은 휴가와 근태 생성에 영향을 줍니다.
입사일이 없는 경우 휴가와 근무 계획이 생성되지 않으며, 입사일이 미래 날짜인 경우 입사일부터 근무계획이 생성됩니다.
⑨ 사번을 입력합니다.
⑩ 소속 조직을 설정합니다. 인사/근무, 전자결재 등의 기능을 이용하기 위해서는 반드시 설정해야 합니다.
⑪ 직위, 직무를 입력합니다.
⑫ 사용자의 개인 이메일 주소를 입력합니다.
⑬ 사내 전화 등 개인 정보를 입력합니다. 해당 정보는 관리자가 [인사 > 임직원 관리 > 기본 설정]에서 사용자 정보 수정 권한 설정을 허용한 경우,
사용자가 [인사 > 임직원 정보 > 내 정보 보기]에서 개인 정보 및 프로필을 직접 변경할 수 있습니다.
⑭ 입력한 값을 확인한 후 [저장] 버튼을 눌러 사용자 계정 생성을 완료합니다.
3) 계정 생성 후, 오피스 접속 안내 메일을 발송합니다.
계정 생성 시 선택한 비밀번호 설정 방법에 따라 안내 팝업창의 내용이 상이하니 참고해 주세요.
① 오피스 접속 안내 메일을 발송할 이메일 주소를 입력합니다. 이메일로 오피스 접속 링크 또는 비밀번호 설정 링크가 발송됩니다.
② 체크박스 선택 후 메일을 발송할 경우, 입력한 이메일 주소가 사용자 정보에 저장됩니다.
③ [안내 메일 보내기]를 클릭하면 이메일이 발송됩니다. 이메일은 여러 번 발송할 수 있습니다.
④ [닫기]를 클릭하면 사용자 관리 페이지로 이동합니다.
'사용자가 입력' 설정임에도 '닫기' 버튼을 클릭한 경우, [사용자 수정] 페이지에서 비밀번호를 변경한 뒤 메일을 다시 발송할 수 있습니다.
⑤ 계정 생성을 추가로 진행할 경우, [계속 추가]를 클릭합니다.
6. 사용자 일괄 등록이 가능합니다.
1) [일괄 등록]을 클릭합니다.
2) 비밀번호 생성 방식을 선택합니다.
3) [등록 양식 샘플 다운로드]를 클릭해 .xlsx 파일을 다운로드합니다.
다운로드한 엑셀 파일을 샘플 형식에 맞게 작성한 후 저장합니다. 해당 파일은 반드시 .xlsx 파일 확장자로 저장해야 합니다.
4) 엑셀 파일 작성을 완료했다면 [불러오기]를 클릭해 저장한 파일을 불러옵니다.
① [불러오기]를 클릭합니다.
② 저장한 파일명을 클릭합니다.
③ [열기]를 클릭합니다.
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• 최대 1,000개 계정까지 일괄 등록 가능합니다. • 양식에 맞지 않거나, 유효하지 않은 정보는 빨간 글씨로 표시되거나 불러오기가 실패됩니다. 샘플 형식에 맞게 엑셀 파일을 작성하세요. |
5) 형식에 맞게 작성한 엑셀 파일을 업로드 시 자동으로 데이터가 하단에 입력됩니다. 입력된 정보를 확인 후 [일괄 등록하기]를 클릭합니다.
① 불러온 데이터를 확인하고 등록할 계정 표 하단의 체크박스를 선택합니다.
② [등록하기]를 클릭합니다.
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• 사용자 일괄 등록은 [인사/회계 > 조직/임직원 관리 > 조직관리]에 설정된 레벨과 조직명이 일치해야 업로드가 가능합니다. |
6) 오피스 접속 안내(혹은 비밀번호 설정 안내) 메일을 발송합니다.
① 안내 메일을 발송할 사용자를 체크합니다.
② 비밀번호 설정 안내 메일을 발송할 이메일 주소를 입력합니다. 이메일로 비밀번호 설정 링크가 발송됩니다.
③ [안내 메일 보내기]를 클릭하면 이메일이 발송됩니다. 이메일은 여러 번 발송할 수 있습니다.
④ 체크박스 선택 후 메일을 발송할 경우, 입력한 이메일 주소가 사용자 정보에 저장됩니다.
*비밀번호 생성 방식이 [관리자가 입력]인 경우에는 이메일로 오피스 접속 링크가 발송됩니다.
**비밀번호 생성 방식이 [사용자가 입력]인 경우에는 이메일로 비밀번호 설정 링크가 발송됩니다.
7. 사용자 일괄 수정이 가능합니다.
1) [일괄 수정]을 클릭합니다.
2) [임직원 정보 업데이트용 파일 다운로드]를 클릭하고 수정할 항목과 조직을 선택해 다운로드합니다.
① [임직원 정보 업데이트용 파일 다운로드]를 클릭합니다.
② 수정할 항목을 선택합니다.
③ 수정 대상 부서를 선택합니다.
④ [다운로드]를 클릭합니다.
3) 엑셀 파일 작성을 완료했다면 [불러오기]를 클릭해 저장한 파일을 불러옵니다.
① [불러오기]를 클릭합니다.
② 저장한 파일명을 클릭합니다.
③ [열기]를 클릭합니다.
4) 형식에 맞게 작성한 엑셀 파일을 업로드 시 자동으로 데이터가 하단에 입력됩니다.
입력된 정보를 확인 후 [수정하기]를 클릭합니다.
① 불러온 데이터를 확인하고 등록할 계정 좌측의 체크박스를 선택합니다.
② [수정하기]를 클릭합니다.
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• 사용자 일괄 수정은 [인사/회계 > 조직/임직원 관리 > 임직원 관리 > 임직원 목록 > 일괄 수정]에서도 진행이 가능합니다. |
8. 사용자 프로필 사진 일괄 등록이 가능합니다.
① [우측상단 메뉴 버튼 > 인사/회계]를 클릭합니다.
② [조직/임직원 관리 > 임직원 관리]를 클릭합니다.
③ [프로필 사진 일괄 등록]을 클릭합니다.
④ 프로필 사진의 등록 기준을 선택합니다. 등록 가능한 이미지 종류는 jpeg, jpg, gif, png, bmp 입니다.
⑤ ④에서 설정한 등록 기준에 따라 이미지 파일명을 수정, .zip 파일로 저장한 후 [불러오기]를 클릭합니다.
⑥ [등록]을 클릭하면 저장한 사번 또는 ID를 기준으로 프로필 사진이 일괄 등록됩니다.
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