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메일 선별 센터 사용하기 메일 선별 센터 사용하기

메일 선별 센터는 사용자가 안전하다고 믿을 수 있는 메일만 메일함으로 수신받고, 그렇지 않은 메일만 모아 체크하기 위한 기능입니다.

메일 선별 센터를 사용하게 되면 사용자가 관리하는 발신 주소에서 정상적인 인증 과정을 거쳐 수신된 메일만 정상적으로 수신받습니다. 그 외 메일은 메일함에 수신받기 전 선별 센터에서 검증합니다.

 

 

  • 알지 못하는 곳에서 온 메일이나 위/변조를 통해 정상적으로 인증받지 않은 메일은 사전에 필터링 됩니다.
  • 필터링 된 메일은 메일 선별 센터에서 따로 관리되며, POP3/SMTP 사용 시 아웃룩 등으로 가져갈 수 없습니다.
  • 필터링된 메일은 사용자가 필터링 된 목록에서 필요한 메일만 메일함으로 수신받을 수 있도록 관리할 수 있습니다.

 

 

안전한 메일 판단 기준

 

메일 선별 센터를 사용하는 경우, 아래에 해당하는 곳에서 발송한 메일은 안전한 메일로 판단되어 사용자 메일함으로 즉시 수신됩니다. 

 

1) 사내에서 정상적으로 발송된 메일 

  • 웹/앱/아웃룩 등을 통해 정상적으로 발송되지 않았거나 외부 서비스 연동(급여 서비스, 메일 발송 서비스 등) 등을 통해 발송되는 경우 메일함으로 수신되지 않고 메일 선별 센터에 필터링 될 수 있습니다.

2) 메일 선별 정책을 정상적으로 통과한 메일

  •  메일 선별 센터에 필터링 되지 않고 즉시 메일이 수신될수록 정책을 추가하여 관리할 수 있습니다.

3) 수신허용 목록에 추가된 주소/도메인으로 발송된 메일

  • 수신허용 목록에 추가된 경우 메일의 신뢰성 여부와 상관없이 무조건 사용자 메일함으로 수신됩니다. 
  • 정상적으로 메일 인증을 받지 않은 메일이더라도 수신허용 목록에 등록되어 있는 경우 사용자 메일함으로 수신되므로 필요한 경우에만 활용을 권장합니다.

4) 주소록에 저장되어 있는 주소로 발송된 메일

  • 개인/공용 주소록에 저장되어 있는 주소의 경우 사용자가 충분히 인지하고 관리 중인 주소로 보고 메일함으로 수신됩니다.
  • '주소록에 저장되어 있는 주소' 기준의 경우에 사용자가 자동 통과를 원치 않을 시 메일 선별 센터에 필터링 되도록 설정을 변경할 수 있습니다.

 

 

1. 하이웍스 오피스에 로그인합니다.


 

• 하이웍스 전용 오피스 주소는 office.hiworks.com/회사도메인 입니다.  

예)  https://office.hiworks.com/gabiaedu.com 

 

•  DNS 레코드 설정이 완료되지 않았다면 [메일 > 메일 사용을 위한 사전 준비 > 도메인 연결하기] 매뉴얼을 참고하세요.

 

 

 

① 하이웍스 계정 아이디를 입력 후 [다음]을 클릭합니다.
② 하이웍스 계정 비밀번호를 입력 후 [로그인]을 클릭합니다.


 

2.  로그인 후 오피스 홈에서 [메일]을 클릭합니다.
 

 

 

3.  [메일 환경설정> 스팸 관리> 메일 선별 센터] 으로 이동하여 '메일 선별 센터 설정'을 '사용 함'으로 변경합니다.

 

 

 '메일 선별 센터 설정'을 '사용 함'으로 변경 시 좌측 메뉴  최상단에 '메일 선별 센터' 메뉴가 노출되고 '메일 선별 센터' 기능이 활성화됩니다.

'사용 안 함'으로 변경 시 변경 시점부터 수신된 메일은 메일 선별 센터에 필터링 되지 않고 바로 메일함으로 수신됩니다.

 

안전한 메일 판단 기준에 부합되지 않는 메일은 '메일 선별 센터'에 우선적으로 필터링 됩니다. 

메일 선별 센터에 새로운 메일이 필터링 되어 추가된 경우 메뉴 명 우측에 'N' 뱃지가 노출됩니다. 

 

 

사무실에서 자체 방화벽을 상단에 추가로 운영중인 경우 등에는 메일 신뢰도가 오탐되어 '메일 선별 센터'를 정상적으로 사용할 수 없습니다. 그렇기 때문에 하이웍스 이용 중 자체 방화벽 사용이 감지되는 오피스의 경우 환경설정에서 '메일 선별 센터' 설정 메뉴가 노출되지 않습니다.

 

이와 관련된 자세한 내용은 해당 오피스 관리자에게 문의하시기 바랍니다.

 

 

4. 좌측 메뉴의 '메일 선별 센터' 를 클릭하면 '메일 선별 센터' 레이어가 화면에 노출됩니다.

 

 

① 메일 선별 센터에서 선별 대기 중인 메일과 선별 완료된 메일을 탭으로 확인할 수 있습니다.

  • 선별 대기: 메일 선별 센터로 수신된 메일 중 아직 사용자가 어떠한 조치도 취하지 않은 메일.
  • 선별 완료: 사용자가 메일 선별을 마치고 수신 처리되지 않은 메일.

 

② 메일 선별 센터에 수신된 메일 목록과 정보를 확인할 수 있습니다.

  • 보낸 사람: 메일에 표기되는 보낸 사람 이름 / 메일 주소 
  • 실제 발송 정보: 실제 발송된 도메인과 표기된 도메인 비교하여 일치 여부 표시. 같은 도메인이 아니라면 실제 발송된 도메인 표기
  • 국가: 메일이 발송된 서버의 IP 국가 정보
  • SPF: 이메일 발송 주소 검증 정보. '성공 / 실패 / 알 수 없음' 3단계로 표시되며, '실패 / 알 수 없음' 상태의 경우 의심스러운 메일일 수 있습니다.
  • 제목: 메일 제목

 

③ 메일 선별은 '1단계 - 선별 방식 선택', 2단계 - 선별 수행' 으로 나뉩니다. '1단계- 선별 방식 선택' 목록에 수신된 메일을 어떤 식으로 처리할 지 결정합니다. 선별 방식은 네 가지 중 하나를 선택합니다.

 

 

  • 이번만 통과: 해당 메일만 메일함으로 수신합니다.
  • 항상 통과: 해당 메일을 메일함으로 수신하고, 앞으로 동일한 주소로 들어온 메일이 선별 센터를 거치지 않고 자동으로 수신될 수 있도록 정책을 등록합니다.
  • 보류 처리: 선별 완료로 이동 시킵니다.
  • 통과 못 함: 해당 메일을 포함해 자동으로 선별 완료 처리되도록 주소를 등록합니다.

 

④ 2단계- 선별 수행: 선별방식이 할당된대로 현재 목록에 표기된 모든 메일의 선별 처리를 일괄로 처리합니다. 개별 처리를 원하는 경우 메일 상세보기 화면에서 수행할 수 있습니다. 

 

 

4. 메일 선별 센터 환경설정에서 메일 선별 센터 사용과 관련된 옵션을 변경할 수 있습니다.

 

 

① 주소록에 추가된 메일 주소 관리: '안전한 판단 메일 기준' 중 하나인 주소록에 저장된 메일 주소를 선별 자동 통과할지 다른 판단 기준에 의해서만 관리되도록 제한할지 설정할 수 있습니다. (기본값: 선별 자동 통과)

 

② 스팸 장비에서 스팸처리된 메일: 메일 선별 센터를  사용하는 경우 스팸 장비에서 필터링되어 스팸 메일함으로 수신될 메일도 우선적으로 메일 선별 센터에 필터링 됩니다. 해당 메일들을 목록에서 노출해줄지에 대한 여부를 결정합니다. (기본값: 미노출)

 

③ 목록에 새 메일 저장 알림: 메일 선별 센터에 새로 필터링되는 메일이 있을 경우, 설정된 주기에 따라 몇 건의 신규 필터링 메일이 발생했는지 알림을 제공합니다. 제공된 알림은 메신저의 '메일 타입 알림'으로 제공되며, 알림 클릭 시 메일 선별 센터을 호출합니다. 

 

④ 자동 선별 완료 처리 목록 : 자주 필터링 되지만 선별 처리 단계 없이 바로 선별 완료 처리할 메일 주소/도메인의 경우 리스트로 추가하여 관리합니다. 선별 완료로 자동으로 처리되는 메일은 새 메일 알림을 받지 않습니다.

  • 자동 선별 완료 처리 목록에 포함된 경우 자동으로 읽음 처리되어 '새 메일'에서 제외됩니다.
  • 메일 선별 모드 메뉴 우측 'N' 표기 대상에서도 제외됩니다.

 

⑤ 기본 선별 방식: 선별 대기 목록 메일의 기본 선별 방식을 결정합니다.

 

⑥ 선별 정책: 메일 선별 센터에서 설정한 정책을 관리하거나 새롭게 추가할 수 있습니다. 

 

 

5. 메일 선별 정책를 추가 후 해당하는 메일은 메일 선별 센터에 필터링되지 않고 바로 메일함으로 수신됩니다.

 

 

 

① 이메일: 실제 발송한 메일 주소로 표기되는 주소가 일치하는 경우 통과합니다. 단, 조건이 일치하더라도 SPF 결과가 성공하지 않는 경우 의심메일로 판단되어 필터링 됩니다.

 

② 도메인: 실제 발송한 메일 주소로 표기되는 주소의 도메인이 일치하는 경우 통과합니다. 단, 조건이 일치하더라도 SPF 결과가 성공하지 않는 경우 의심메일로 판단되어 필터링 됩니다.

 

③ IP: 메일이 발송된 서버IP가 일치하는 경우 통과합니다. 단, 조건이 일치하더라도 SPF 결과가 성공하지 않는 경우 의심메일로 판단되어 필터링 됩니다.

 

④ 이메일 + IP: 실제 발송한 메일 주소로 표기되는 주소와 메일이 발송된 서버IP가 동시에 일치하는 경우 통과합니다. 해당 정책의 경우 신뢰도가 높다고 판단, SPF 결과와 상관없이 통과시킬 수 있습니다.

 

 

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