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검색 검색

메일 아카이빙 서비스는 메일 데이터의 보관/복구/관리를 위한 서비스입니다. 데이터 장기 보관을 위해 원본 자체 혹은 사본을 저장하고 검색 기능을 통해 검색, 조회, 복원, 다운로드를 진행할 수 있습니다. 

 

메일 아카이빙의 검색 기능 사용법은 아래와 같습니다.

 

 

1. 하이웍스 오피스에 전체 관리자(슈퍼 관리자) 계정으로 로그인합니다.

 

 

• 하이웍스 전용 오피스 주소는 login.office.hiworks.com/회사도메인 입니다.  

예)  https://login.office.hiworks.com/gabiaedu.com 

 

•  DNS 레코드 설정이 완료되지 않았다면 [메일 > 메일 사용을 위한 사전 준비 > 도메인 연결하기] 매뉴얼을 참고하세요.

 

① 하이웍스 계정 아이디를 입력 후 [다음]을 클릭합니다.
② 하이웍스 계정 비밀번호를 입력 후 [로그인]을 클릭합니다.

 

 

2. 로그인 후 오피스 홈에서 [오피스관리]를 클릭합니다.

 

 

 

3. [오피스 관리 > 아카이빙]을 클릭합니다.

 

 

 

4. [아카이빙 > 검색]을 클릭합니다. 검색 페이지에서 수행된 모든 작업 내역은 감사 로그로 저장됩니다.

감사 로그는 [그룹웨어>메일> 메일 아카이빙 사용하기>감사] 페이지에서 조회할 수 있습니다.

1) 검색하기

 

 

① 빠른 검색을 위해 전체 구성원/특정 구성원 중 검색 대상을 지정할 수 있습니다.
② 보낸 사람/받는 사람을 지정해 검색할 수 있습니다.
③ 제목/내용, 첨부파일(제목) 중 선택해 검색을 진행할 수 있습니다.
④ 최대 1년 내로 검색 기간을 설정할 수 있습니다.

⑤ 검색 조건을 설정 완료 후 [검색]을 클릭합니다.

 

2) 검색 저장/불러오기

 

 

 

 

① 자주 사용하는 검색 값의 경우 [검색 저장] 기능을 활용할 수 있습니다. 구성원 구분, 보낸 사람, 검색 내용, 기간 등을 설정한 뒤 [검색 저장]을 클릭합니다. 레이블 입력란이 나오면 검색 조건을 기입하고 [저장]을 클릭합니다.  

 

 

 

② 저장한 검색 조건은 [검색 불러오기]를 클릭하여 불러올 수 있습니다. 검색 저장 목록에서 원하는 조건 우측 [불러오기]를 클릭하면 해당 검색 조건을 자동으로 불러옵니다. 입력된 검색 조건을 확인한 후 [검색]을 클릭하면 해당 조건에 부합하는 데이터를 확인할 수 있습니다. 

 

• 검색 조건 저장 시 1개 이상의 조건을 설정해야 합니다. 

 

 

5. 검색 결과는 검색 내역 하단에서 확인 가능하며, 메일 확인, 다운로드 및 복원이 가능합니다.


 

① 메일의 내용을 확인하고 싶은 경우, 메일의 제목을 클릭합니다. 

 

• 메일 제목 클릭 시 확인되는 메일 내용은 첨부된 파일이나 이미지 등을 표시하지 않습니다. 따라서 원본과 다르게 보일 수 있습니다.
• 메일의 정확한 이미지, 첨부파일을 확인하기 위해서는 복원 또는 다운로드를 통해 확인해주시기 바랍니다.

단, 구성원이 읽지 않은 메일을 다운로드하여 조회하는 경우 읽음 처리가 될 수 있으니 유의해 주시기 바랍니다.

(메일 수신 여부 확인 기능은 메일 발송 시 첨부된(숨김) 이미지의 로딩 여부를 통해 판단하기 때문입니다.)

 

 

② [다운로드]를 클릭해 사용자 PC의 다운로드 폴더 안에 특정 메일을 저장할 수 있습니다. 메일은 EML 파일 형식으로 제공됩니다. 

 

 

③ [복원 > 확인]을 클릭하면 해당 구성원의 [받은 편지함]으로 메일이 복원됩니다. (발신 메일은 '보낸 편지함'으로 복원)

 

• 편지함에 동일한 메일이 있거나 삭제된 계정일 경우 해당 메일은 복원되지 않습니다.  

• 메일 다운로드 및 복원은 개별 다운로드만 가능합니다. (복수의 다운로드/복원은 지원하지 않습니다)

• 외부 메일 가져오기를 통해 가져온 메일, 사용자가 직접 업로드한 메일은 아카이빙 서버에 저장되지 않습니다.

 

 

④ [보기: 모두 v]를 클릭해 [모두/첨부 있음/수신 메일(소유자 기준)/발신 메일(소유자 기준)] 중 선택해 분류한 검색 결과를 조회할 수 있습니다.
⑤ [전체 다운로드]는 검색 결과의 메일을 전체 일괄 다운로드할 수 있습니다. [전체 다운로드]를 클릭하고 레이블명 입력 후 [저장]을 클릭하면 해당 내역은 [아카이빙 > 다운로드]에서 확인 가능합니다.
⑥ [엑셀 다운로드] 클릭 시 조회한 검색 결과를 다운로드할 수 있습니다. 다운로드한 엑셀 파일에서는 소유자/보낸 사람/받는 사람/메일 제목/수신·송신시간/첨부파일 유무 여부를 확인할 수 있습니다.
⑦ 검색 결과는 [10개씩 보기/ 20개씩 보기/30개씩 보기/50개씩 보기] 중 선택해 한 페이지에서 조회할 검색 결과 개수를 설정할 수 있습니다.

 

 

6. 특정 구성원 한 명을 검색 조건으로 설정한 경우, 하단 검색 결과에 [전체 복원하기]가 생성됩니다. [전체 복원하기] 클릭 시 검색 결과에 조회된 메일이 해당 소유자 계정으로 복원됩니다. 

 

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