메일/그룹웨어 매뉴얼
Home > 메일/그룹웨어 > 메일 > 메일 아카이빙 사용하기
메일 아카이빙 서비스는 메일 데이터의 보관/복구/관리를 위한 서비스입니다. 데이터 장기 보관을 위해 원본 자체 혹은 사본을 저장하고 검색 기능을 통해 검색, 조회, 복원, 다운로드를 진행할 수 있습니다.
메일 아카이빙의 검색 기능 사용법은 아래와 같습니다.
1. 하이웍스 오피스에 전체 관리자(슈퍼 관리자) 계정으로 로그인합니다.
• 하이웍스 전용 오피스 주소는 login.office.hiworks.com/회사도메인 입니다. 예) https://login.office.hiworks.com/gabiaedu.com
• DNS 레코드 설정이 완료되지 않았다면 [메일 > 메일 사용을 위한 사전 준비 > 도메인 연결하기] 매뉴얼을 참고하세요. |
① 하이웍스 계정 아이디를 입력 후 [다음]을 클릭합니다.
② 하이웍스 계정 비밀번호를 입력 후 [로그인]을 클릭합니다.
2. 로그인 후 오피스 홈에서 [오피스관리]를 클릭합니다.
3. [오피스 관리 > 아카이빙]을 클릭합니다.
4. [아카이빙 > 검색]을 클릭합니다. 검색 페이지에서 수행된 모든 작업 내역은 감사 로그로 저장됩니다.
감사 로그는 [그룹웨어>메일> 메일 아카이빙 사용하기>감사] 페이지에서 조회할 수 있습니다.
1) 검색하기
① 빠른 검색을 위해 전체 구성원/특정 구성원 중 검색 대상을 지정할 수 있습니다.
② 보낸 사람/받는 사람을 지정해 검색할 수 있습니다.
③ 제목/내용, 첨부파일(제목) 중 선택해 검색을 진행할 수 있습니다.
④ 최대 1년 내로 검색 기간을 설정할 수 있습니다.
⑤ 검색 조건을 설정 완료 후 [검색]을 클릭합니다.
2) 검색 저장/불러오기
① 자주 사용하는 검색 값의 경우 [검색 저장] 기능을 활용할 수 있습니다. 구성원 구분, 보낸 사람, 검색 내용, 기간 등을 설정한 뒤 [검색 저장]을 클릭합니다. 레이블 입력란이 나오면 검색 조건을 기입하고 [저장]을 클릭합니다.
② 저장한 검색 조건은 [검색 불러오기]를 클릭하여 불러올 수 있습니다. 검색 저장 목록에서 원하는 조건 우측 [불러오기]를 클릭하면 해당 검색 조건을 자동으로 불러옵니다. 입력된 검색 조건을 확인한 후 [검색]을 클릭하면 해당 조건에 부합하는 데이터를 확인할 수 있습니다.
• 검색 조건 저장 시 1개 이상의 조건을 설정해야 합니다. |
5. 검색 결과는 검색 내역 하단에서 확인 가능하며, 메일 확인, 다운로드 및 복원이 가능합니다.
① 메일의 내용을 확인하고 싶은 경우, 메일의 제목을 클릭합니다.
• 메일 제목 클릭 시 확인되는 메일 내용은 첨부된 파일이나 이미지 등을 표시하지 않습니다. 따라서 원본과 다르게 보일 수 있습니다. 단, 구성원이 읽지 않은 메일을 다운로드하여 조회하는 경우 읽음 처리가 될 수 있으니 유의해 주시기 바랍니다. (메일 수신 여부 확인 기능은 메일 발송 시 첨부된(숨김) 이미지의 로딩 여부를 통해 판단하기 때문입니다.) |
② [다운로드]를 클릭해 사용자 PC의 다운로드 폴더 안에 특정 메일을 저장할 수 있습니다. 메일은 EML 파일 형식으로 제공됩니다.
③ [복원 > 확인]을 클릭하면 해당 구성원의 [받은 편지함]으로 메일이 복원됩니다. (발신 메일은 '보낸 편지함'으로 복원)
• 편지함에 동일한 메일이 있거나 삭제된 계정일 경우 해당 메일은 복원되지 않습니다. • 메일 다운로드 및 복원은 개별 다운로드만 가능합니다. (복수의 다운로드/복원은 지원하지 않습니다) • 외부 메일 가져오기를 통해 가져온 메일, 사용자가 직접 업로드한 메일은 아카이빙 서버에 저장되지 않습니다. |
④ [보기: 모두 v]를 클릭해 [모두/첨부 있음/수신 메일(소유자 기준)/발신 메일(소유자 기준)] 중 선택해 분류한 검색 결과를 조회할 수 있습니다.
⑤ [전체 다운로드]는 검색 결과의 메일을 전체 일괄 다운로드할 수 있습니다. [전체 다운로드]를 클릭하고 레이블명 입력 후 [저장]을 클릭하면 해당 내역은 [아카이빙 > 다운로드]에서 확인 가능합니다.
⑥ [엑셀 다운로드] 클릭 시 조회한 검색 결과를 다운로드할 수 있습니다. 다운로드한 엑셀 파일에서는 소유자/보낸 사람/받는 사람/메일 제목/수신·송신시간/첨부파일 유무 여부를 확인할 수 있습니다.
⑦ 검색 결과는 [10개씩 보기/ 20개씩 보기/30개씩 보기/50개씩 보기] 중 선택해 한 페이지에서 조회할 검색 결과 개수를 설정할 수 있습니다.
6. 특정 구성원 한 명을 검색 조건으로 설정한 경우, 하단 검색 결과에 [전체 복원하기]가 생성됩니다. [전체 복원하기] 클릭 시 검색 결과에 조회된 메일이 해당 소유자 계정으로 복원됩니다.
메일 알아보기
메일 알아보기
메일 사용을 위한 사전 준비
오피스 개설하기
도메인 연결하기
조직도 생성하기
직위/직무 생성하기
사용자 추가하기
메일 이전하기
메일 사용하기
메일 쓰기
메일 읽기
기본 설정
메일함 관리
메일 자동 분류
스팸 설정
외부 메일 가져오기
멀티 메일
오피스 관리
사용 현황
공용메일 사용하기
공용메일 이용하기
공용메일 생성/관리하기
그룹메일 사용하기
그룹메일 생성/관리하기
그룹메일(폐쇄형) 생성/관리하기
그룹메일 이용하기
보안 메일 사용하기
감사
메일 보안설정
사용자 보안 설정
메일 아카이빙 사용하기
검색
정책 설정
다운로드
감사
이메일 연동하기
메일 전용 비밀번호 설정하기
아웃룩(Outlook)
모바일
맥(Mac) 메일 연동하기
Windows 10 Mail 연동하기
하이웍스 메일을 다른 사이트에서 확인하기
서비스 관리하기
도메인 변경하기
소유권 이전하기
플랜 변경하기
플랜 해지하기
오피스 이름 변경하기
전체 관리자 변경하기
부도메인 신청하기