메일/그룹웨어 매뉴얼
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메일 아카이빙 서비스는 메일 데이터의 보관/복구/관리를 위한 서비스입니다. 데이터 장기 보관을 위해 원본 자체 혹은 사본을 저장하고 검색 기능을 통해 검색, 조회, 복원, 다운로드를 진행할 수 있습니다.
메일 아카이빙의 정책 설정 방법은 아래와 같습니다.
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• 메일 아카이빙은 [아카이빙 > 정책 설정]에서 '사용'으로 변경함 시점부터 적용 시점 기준으로 보관기간이 적용되므로 반드시 설정 후 이용해주세요. • 메일 아카이빙 사용 여부의 최초 설정 값은 '사용 안 함'입니다. |
1. 하이웍스 오피스에 전체 관리자(슈퍼 관리자) 계정으로 로그인합니다.
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• 하이웍스 전용 오피스 주소는 login.office.hiworks.com/회사도메인 입니다. 예) https://login.office.hiworks.com/gabiaedu.com
• DNS 레코드 설정이 완료되지 않았다면 [메일 > 메일 사용을 위한 사전 준비 > 도메인 연결하기] 매뉴얼을 참고하세요. |
① 하이웍스 계정 아이디를 입력 후 [다음]을 클릭합니다.
② 하이웍스 계정 비밀번호를 입력 후 [로그인]을 클릭합니다.
2. 로그인 후 오피스 홈에서 [오피스 관리]를 클릭합니다.
3. [오피스 관리 > 아카이빙]을 클릭합니다.
4. [아카이빙 > 정책 설정]을 클릭해 정책 설정을 완료한 후 [저장]을 클릭합니다.
① 메일 아카이빙 서비스는 사용 여부를 '사용 함'으로 변경한 후 이용할 수 있습니다.
② 메일 아카이빙 서비스 이용 대상 구성원을 지정합니다. 특정 구성원으로 지정 시, 사용자 이름 또는 ID를 입력해 사용자를 선택할 수 있습니다.
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• 특정 구성원으로 사용자를 지정할 경우 [아카이빙 > 검색]에서 전체 사용자 검색이 불가합니다. |
③ 보관 기간은 최소 1년부터 최대 5년 중 1년 단위로 선택 가능합니다.
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• 보관 기간은 개별 메일이 수/발신된 시점에 적용됩니다. 예) 보관 기간을 3년으로 설정한 경우, 2016년 1월 1일에 수신한 메일은 2018년 12월 31일까지 보관 후 삭제되며, 2016년 1월 2일에 수신한 메일은 2019년 1월 1일까지 보관후 삭제됩니다. • 보관 기간이 설정된 메일은 이후 보관 기간 설정을 재변경하더라도 소급 적용되지 않습니다. |
④ 예외 처리(필터링)는 [보낸 사람 메일 주소, 보낸 사람 IP, 제목에 포함된 키워드] 중 선택해 입력할 수 있으며, 해당 조건에 부합하는 메일은 아카이빙하지 않습니다.
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• 예외 처리 조건은 보낸 메일, 받는 메일 구분 없이 공통적으로 적용됩니다. • 예외처리 기능 일치/포함 조건 안내 - 보낸 사람 IP : 일치 조건 - 제목에 포함된 키워드 : 포함 조건 |
⑤ 항목 우측 [삭제]를 클릭하여 예외 대상에 등록된 특정 항목을 삭제할 수 있습니다.
항목 좌측의 체크 박스를 다중 선택해 상단 [삭제]를 클릭하면 여러 항목의 일괄 삭제도 가능합니다.
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