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사용자 추가하기 사용자 추가하기

조직 생성 및 직위/직무 생성을 완료한 후 오피스를 사용할 사용자를 추가합니다.

사용자 추가는 아래와 같은 방법으로 진행할 수 있습니다.

 

 

1. 하이웍스 오피스에 로그인합니다.

 

 

 

• 하이웍스 전용 오피스 주소는 login.office.hiworks.com/회사도메인 입니다.  

예)  https://login.office.hiworks.com/gabiaedu.com 

 

•  DNS 레코드 설정이 완료되지 않았다면 [메일 > 메일 사용을 위한 사전 준비 > 도메인 연결하기] 매뉴얼을 참고하세요.

 

① 하이웍스 계정 아이디를 입력 후 [다음]을 클릭합니다.
② 하이웍스 계정 비밀번호를 입력 후 [로그인]을 클릭합니다.

 

 

2. 로그인 후 오피스 홈에서 [하이웍스 관리]를 클릭합니다.

 

• [하이웍스 관리] 메뉴는 전체 관리자(슈퍼 관리자)만 접근 가능한 메뉴입니다.



3. [사용자 관리]를 클릭합니다.  

 

 

• 매뉴얼과 화면이 다른 경우 구버전 이용자로 일부 기능이 제공되지 않을 수 있습니다.
• 구버전 이용자는 [우측 상단 메뉴 아이콘 > 인사/회계 > 조직/임직원관리 > 임직원 관리]에서 사용자 추가가 가능합니다.

 

4. 사용자 관리에서 사용자를 간편하게 추가할 수 있습니다. 

① 이름/ID/비밀번호/사용할 라이선스/근로형태/ 소속조직/직위를 입력 또는 선택합니다. 
② [저장]을 클릭합니다.

 

• 오피스 신청 시 입력한 전체 관리자 계정은 오피스 세팅 완료 후 사용자 관리에서 바로 확인이 가능합니다.

• 입력한 사용자 정보는 생성 후에도 변경이 가능합니다.

• 관리자가 생성한 비밀번호는 반드시 사용자가 직접 로그인 후 변경을 진행해야만 오피스 사용이 가능합니다. 계정 생성 후 사용자가 비밀번호를 변경하지 않을 경우, 메신저 로그인 또는 아웃룩 연동 등이 불가합니다.

• 관리자가  [인사/회계 > 조직/임직원 관리 > 임직원 관리 > 기본 설정]에서 사용자 정보 수정 권한을 '개인 수정 허용'으로 설정한 경우, 사용자가 [근무/경비처리 > 임직원 정보 > 내 정보 보기]에서 개인 정보 및 프로필을 직접 변경할 수 있습니다.

 

• 임직원의 근무 관리가 필요할 경우 "입사일"을 미리 입력하시기 바랍니다.
• 입사일 전에 임직원을 추가할 경우, 입력된 입사일부터 근무계획이 수립되며 근무체크가 가능합니다.
• 입사일 후에 임직원을 추가할 경우, 입사일 입력 익일부터 근무체크가 가능합니다.
• 사용자 간편 추가 시 사용자 검색창 우측 [설정]버튼을 클릭하여 입사일 항목을 노출할 수 있습니다.



5. [사용자 등록]을 클릭해 보다 상세한 정보를 설정한 계정 생성이 가능합니다.

1) [사용자 등록]을 클릭합니다.

 

① [사용자 관리]를 클릭합니다.

② 상단 [사용자 등록]을 클릭합니다.

 

 

2) 상세 정보를 입력합니다.

① 계정을 사용할 사용자 이름을 입력합니다.
② 계정을 사용할 ID를 입력합니다. 한 오피스 내 동일 ID 중복 생성은 불가합니다. ID는 특수문자로 시작할 수 없으며, 2~20자리의 영문 소문자, 숫자, -, _, .(마침표)를 조합해 설정합니다.
③ 비밀번호 생성 방식 선택 후, 비밀번호를 입력합니다. 비밀번호 생성에 대한 자세한 내용은 다음 단계에서 확인하실 수 있습니다.
④ (선택사항) 개인이메일 정보를 입력합니다.

⑤ (선택사항) 사번이 존재하는 경우 입력합니다.
⑥ (필수사항) 사용자의 근로 형태를 선택합니다. 근로 형태는 근무 관리 기능을 사용하기 위한 필수 정보이며, [인사설정 > 근로형태]에서 설정 가능합니다.
⑦ (선택사항) 전자결재, 인사/근무 관리 메뉴를 사용하고자 하는 경우 입사일은 반드시 입력합니다.
⑧ (선택사항) 전자결재, 인사/근무 관리 메뉴를 사용하고자 하는 경우 소속조직은 반드시 선택합니다.
⑨ (선택사항) 전자결재, 인사/근무 관리 메뉴를 사용하고자 하는 경우 직위는 반드시 선택합니다.
⑩ (선택사항) 전자결재, 인사/근무 관리 메뉴를 사용하고자 하는 경우 직무는 반드시 선택합니다.
⑪ 오피스 계정은 일반 사용자와 전체 관리자로 구분됩니다. 전체 관리자는 오피스 전체 기능을 관리할 수 있는 계정으로, 오피스당 최대 5개 계정까지 지정 가능합니다.
⑫ 잔여 개수를 확인한 후 필요한 서비스를 할당합니다.  
⑬ 이메일, 사내 전화 등 개인 정보를 입력합니다. 해당 정보는 관리자가  [인사 > 임직원 관리 > 기본 설정]에서 사용자 정보 수정 권한 설정을 허용한 경우, 사용자가 [인사 > 임직원 정보 > 내 정보 보기]에서 개인 정보 및 프로필을 직접 변경할 수 있습니다.
⑭ 계정 사용을 원할 경우 정상을 선택합니다. 퇴사자 또는 휴직자의 경우, 일시정지를 선택합니다.

 

 

3) 비밀번호 생성 방식을 선택합니다.

① [관리자가 입력] 선택 시, 4)와 5)를 참고하십시오.
② [사용자가 입력] 선택 시, 6)와 7)을 참고하십시오.

 

 

4) [관리자가 입력] 옵션 선택 후, 비밀번호를 입력합니다.

① 비밀번호를 관리자가 설정하기를 원할 경우, [관리자가 입력] 옵션을 선택합니다. 버튼 클릭 시, 비밀번호 입력창이 노출됩니다.
② 비밀번호를 입력합니다. 비밀번호는 10-16자리로, 영문 소문자, 숫자, 특수문자를 조합해 설정합니다. 
     관리자가 비밀번호를 설정한 경우, 사용자가 오피스에 로그인 후 비밀번호를 직접 1회 변경해야만 오피스 이용이 가능합니다.
③ [저장]을 클릭하면 계정 생성이 완료됩니다.

 

 

5) 계정 생성 후, 오피스 접속 안내 메일을 발송합니다.

① 오피스 접속 안내 메일을 발송할 이메일 주소를 입력합니다. 이메일로 오피스 접속 링크가 발송됩니다.
② 체크박스 선택 후 메일을 발송할 경우, 입력한 이메일 주소가 사용자 정보에 저장됩니다.
③ [안내 메일  보내기]를 클릭하면 이메일이 발송됩니다. 이메일은 여러 번 발송할 수 있습니다.
④ [닫기]를 클릭하면 사용자 관리 페이지로 이동합니다.
⑤ 계정 생성을 추가로 진행할 경우, [계속 추가]를 클릭합니다.

 

 

6) [사용자가 입력] 옵션 선택 후, 비밀번호를 입력합니다.

① 비밀번호를 사용자가 설정하기를 원할 경우, [사용자가 입력] 옵션을 선택합니다. 계정 생성 후, 이메일로 비밀번호 설정 링크를 발송해야 합니다. 
② [저장]을 클릭하면 계정 생성이 완료됩니다.

 

 

7) 계정 생성 후, 비밀번호 설정 안내 메일을 발송합니다.

① 비밀번호 설정 안내 메일을 발송할 이메일 주소를 입력합니다. 이메일로 비밀번호 설정 링크가 발송됩니다.
② 체크박스 선택 후 메일을 발송할 경우, 입력한 이메일 주소가 사용자 정보에 저장됩니다.
③ [안내 메일  보내기]를 클릭하면 이메일이 발송됩니다. 이메일은 여러 번 발송할 수 있습니다.
④ [닫기]를 클릭하면 사용자 관리 페이지로 이동합니다. 메일을 발송하지 않고 [닫기]를 클릭한 경우, [사용자 수정] 페이지에서 비밀번호를 변경한 뒤 메일을 다시 발송할 수 있습니다.
⑤ 계정 생성을 추가로 진행할 경우, [계속 추가]를 클릭합니다.

 

 

6. 사용자 일괄 등록이 가능합니다.

1) [일괄 등록]을 클릭합니다.

 

 

2) 비밀번호 생성 방식을 선택합니다.

 

 

3) [등록 양식 샘플 다운로드]를 클릭해 .xlsx 파일을 다운로드합니다.

다운로드한 엑셀 파일을 샘플 형식에 맞게 작성한 후 저장합니다. 해당 파일은 반드시 .xlsx 파일 확장자로 저장해야 합니다.

 

 

4) 엑셀 파일 작성을 완료했다면 [불러오기]를 클릭해 저장한 파일을 불러옵니다.

 
① [불러오기]를 클릭합니다.
② 저장한 파일명을 클릭합니다.
③ [열기]를 클릭합니다.

 

• 최대 100개 계정까지 일괄 등록 가능합니다.

• 양식에 맞지 않거나, 유효하지 않은 정보는 빨간 글씨로 표시되거나 불러오기가 실패됩니다. 샘플 형식에 맞게 엑셀 파일을 작성하세요.

 

 

5) 형식에 맞게 작성한 엑셀 파일을 업로드 시 자동으로 데이터가 하단에 입력됩니다. 입력된 정보를 확인 후 [일괄 등록하기]를 클릭합니다.

① 불러온 데이터를 확인하고 등록할 계정 표 하단의 체크박스를 선택합니다.
② [등록하기]를 클릭합니다.

 

• 사용자 일괄 등록은 [인사/회계 > 조직/임직원 관리 > 조직관리]에 설정된 레벨과 조직명이 일치해야 업로드가 가능합니다.
• [인사/회계 > 조직/임직원 관리 > 조직관리]에서 확인되는 조직도와 소속조직이 일치하도록 파일을 작성합니다.

 

 

6) 오피스 접속 안내(혹은 비밀번호 설정 안내) 메일을 발송합니다.

① 안내 메일을 발송할 사용자를 체크합니다.
② 비밀번호 설정 안내 메일을 발송할 이메일 주소를 입력합니다. 이메일로 비밀번호 설정 링크가 발송됩니다.
③ [안내 메일  보내기]를 클릭하면 이메일이 발송됩니다. 이메일은 여러 번 발송할 수 있습니다.
④ 체크박스 선택 후 메일을 발송할 경우, 입력한 이메일 주소가 사용자 정보에 저장됩니다.
*비밀번호 생성 방식이 [관리자가 입력]인 경우에는 이메일로 오피스 접속 링크가 발송됩니다. 
**비밀번호 생성 방식이 [사용자가 입력]인 경우에는 이메일로 비밀번호 설정 링크가 발송됩니다.

 

 

7. 사용자 일괄 수정이 가능합니다.

1) [일괄 수정]을 클릭합니다.

 

 

2) [임직원 정보 업데이트용 파일 다운로드]를 클릭하고 수정할 항목과 조직을 선택해 다운로드합니다.



① [임직원 정보 업데이트용 파일 다운로드]를 클릭합니다.
② 수정할 항목과 조직을 선택합니다.
③ [다운로드]를 클릭합니다.
 

 

3) 엑셀 파일 작성을 완료했다면 [불러오기]를 클릭해 저장한 파일을 불러옵니다.

① [불러오기]를 클릭합니다.
② 저장한 파일명을 클릭합니다.
③ [열기]를 클릭합니다.

 

 

4) 형식에 맞게 작성한 엑셀 파일을 업로드 시 자동으로 데이터가 하단에 입력됩니다. 

입력된 정보를 확인 후 [일괄 수정하기]를 클릭합니다.

 

① 불러온 데이터를 확인하고 등록할 계정 좌측의 체크박스를 선택합니다.
② [일괄 수정하기]를 클릭합니다.

 

• 사용자 일괄 수정은 [인사/회계 > 조직/임직원 관리 > 임직원 관리 > 사용자 일괄 수정]에서도 진행이 가능합니다. 
• 사용자 일괄 수정은 [인사/회계 > 조직/임직원 관리 > 조직관리]에 설정된 레벨과 조직명이 일치해야 업로드가 가능합니다. 사내 조직 개편으로 인한 사용자의 소속 일괄 수정이 필요한 경우, [인사/회계 > 조직/임직원 관리 > 조직관리]에서 조직도를 먼저 수정하세요.
• 수정할 항목으로 선택하지 않은 경우 항목명이 { }로 표시됩니다. 항목명이 { }안에 있는 정보는 업데이트되지 않습니다.     
• 샘플 파일 내 내용을 빈칸으로 남겨둘 경우, 입력되어 있던 정보가 삭제되니 유의하세요.                     
• 근무관리 기능을 사용하지 않는 경우, 근로형태는 기본값으로 출력되며 수정할 수 없습니다.                    
• 소속 조직의 상위 조직을 모두 확인하여 | 기호를 이용하여 조직 레벨을 차례로 입력해 주세요. 예) 소속 조직이 4레벨인 경우, 1레벨조직명|2레벨조직명|3레벨조직명|4레벨조직명을 모두 입력해야 합니다.                     
• 입사일을 수정하는 경우, 변경한 입사일을 기준으로 휴가가 재생성됩니다.     

 

 

8. 사용자 프로필 사진 일괄 등록이 가능합니다. 
 

 

① [우측상단 메뉴 버튼 > 인사/회계]를 클릭합니다.
② [조직/임직원 관리 > 임직원 관리]를 클릭합니다. 
③ [프로필 사진 일괄 등록]을 클릭합니다.
④ 프로필 사진의 등록 기준을 선택합니다. 등록 가능한 이미지 종류는 jpeg, jpg, gif, png, bmp 입니다.
⑤ ④에서 만든 파일을 .zip 파일로 저장한 후 [불러오기]를 클릭합니다.  
⑥ [등록]을 클릭하면 저장한 사번 또는 ID를 기준으로 프로필 사진이 일괄 등록됩니다.  

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