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본 매뉴얼에서는 문서 작성 시, 기본 설정 항목과 결재선 설정에 대해 확인할 수 있으며 방법은 아래와 같습니다.

 

1. 하이웍스 오피스에 로그인합니다.

 

 

• 하이웍스 전용 오피스 주소는 login.office.hiworks.com/회사도메인 입니다.   예)  https://login.office.hiworks.com/gabiaedu.com    •  DNS 레코드 설정이 완료되지 않았다면 [메일 > 메일 사용을 위한 사전 준비 > 도메인 연결하기] 매뉴얼을 참고하세요.

 

① 하이웍스 계정 아이디를 입력 후 [다음]을 클릭합니다.
② 하이웍스 계정 비밀번호를 입력 후 [로그인]을 클릭합니다.
 

2. 로그인 후 오피스 홈에서 [전자결재]를 클릭합니다.

 

 

3. [작성하기]를 클릭해 기안할 문서의 기본 및 결재선을 설정합니다.

 

 

 

1) 문서 종류 선택 후 보존 연한, 보안 등급을 선택합니다.

 

 

① 사용할 문서의 문서 상위 분류와 종류를 선택합니다. [문서보기]를 클릭 후, 문서 보기 레이어를 통해 문서 양식 설명을 확인하고 원하는 문서를 선택할 수도 있습니다. 문서 상위 분류와 분류 내 양식 노출 순서, 양식 설명 설정은 [전자결재 > 관리자 설정 > 양식함 관리]에서 설정할 수 있습니다.
 

 

② 문서에 맞는 보존 연한을 선택합니다. 관리자에 의해 보존 연한이 변경이 금지된 양식은 보존 연한을 변경할 수 없습니다.

관리자의 설정에 따라 보존 연한이 지난 문서는 삭제 상태가 되어 삭제 문서 목록으로 이동될 수 있습니다. 이 경우, [전자결재 > 관리자 설정 > 삭제 문서 목록]에서 복원하거나 완전 삭제할 수 있습니다. 
③ 문서에 맞는 보안 등급을 선택합니다. 설정한 보안 등급에 따라 문서에 대한 열람 권한이 생깁니다. 관리자에 의해 보안 등급 변경이 금지된 양식은 보안 등급을 변경할 수 없습니다. 문서 보안 등급 중, A등급과 B등급에 대한 기본 열람 권한은 [전자결재 > 관리자 설정 > 기본 설정]에서 변경할 수 있습니다.

 

2) 결재선을 설정합니다.

 

문서 종류를 선택하면 양식 생성할 때 설정했던 결재 포맷과 결재선이 노출됩니다.
각 결재선 우측 [+ 아이콘]을 클릭해 설정하거나, [결재선 설정]을 클릭 후 결재선 설정 레이어에서 조직도를 통해 결재선을 설정합니다. 

저장해놓은 자주 쓰는 결재선을 불러와서 사용할 수 있습니다. 자주 쓰는 결재선은 [전자 결재 > 설정]에서 사용자가 직접 설정할 수 있습니다.

 

 

결재 포맷 별 자세한 결재선 설정은 아래와 같습니다.

 

(1) 결재 포맷: 결재, 합의, 재무 합의, 참조 설정

결재 포맷 중에서 ‘결재’에 해당하는 문서 양식은 내부 결재 및 합의가 필요한 부서에 결재를 받을 때 사용합니다.

[결재선 설정]을 클릭 후 좌측의 조직 목록에서 이름 또는 조직을 체크해, [결재/합의/재무 합의/참조]를 선택하거나 우측에 생성된 결재선으로 드래그 앤 드롭하여 결재선을 지정합니다. 결재선은 양식을 생성할 때 자동 결재선을 지정하면 문서를 작성할 때마다 결재선을 지정할 필요가 없습니다.

결재, 합의의 결재 순서는 순차(세로 방향)와 병렬(같은 그룹 내 가로 방향)로 다수의 그룹을 지정할 수 있으며, 재무 합의는 한 개의 그룹으로 순차 결재만 가능합니다. 참조는 결재 순서에 영향을 받지 않습니다.

 

- 결재는 부서 내에 결정 권한을 가지고 있는 사람을 말합니다.

- 합의는 다른 부서의 동의나 승인이 필요할 때 사용합니다. 합의자는 최종 직전 결재까지 끝난 후에 대기 상태가 됩니다. 다만, 관리자의 기본 설정 방식이 [합의 또는 처리 먼저 결재] 허용 상태라면 합의자는 예정 상태의 문서를 먼저 결재할 수 있습니다.

- 재무 합의는 재무나 회계 관련 부서의 동의나 승인이 필요할 때 사용합니다. 재무 합의자는 최종 직전 결재와 합의가 끝난 후에 대기 상태가 됩니다. 다만, 관리자의 기본 설정 방식이 [합의 또는 처리 먼저 결재] 허용 상태라면 재무 합의자도 예정 상태의 문서를 먼저 결재할 수 있습니다.

 

 

(2) 신청 포맷: 신청, 처리 설정

결재 포맷 중에서 ‘신청’에 해당하는 문서 양식은 내부 결재를 받고 처리 부서에 요청할 때 사용합니다.

- 신청 결재자는 부서 내에 결정 권한을 가지고 있는 사람을 말합니다. 양식을 생성할 때 자동 결재선을 지정하면 문서를 작성할 때마다 결재자를 지정할 필요가 없습니다.
- 신청 결재자는 클릭 후 입력에서 검색을 통해 바로 선택할 수 있습니다. 결재 방향에 맞춰 결재 순서를 변경하거나 결재자를 삭제할 수 있습니다.
- 처리 결재자는 실질적으로 결재 문서에 포함된 업무를 처리하는 사람을 말합니다. 양식을 생성할 때 결재자를 지정해놓으면 해당 문서를 작성할 때 자동으로 불러올 수 있습니다. 
- 처리 결재자는 신청 결재가 끝난 후에 대기 상태가 됩니다. 다만, 관리자의 기본 설정 방식이 [합의 또는 처리 먼저 결재] 허용 상태라면 처리 결재자도 예정 상태의 문서를 먼저 결재할 수 있습니다.

- 참조자는 작성 페이지에서 클릭 후 입력을 통해 바로 선택할 수 있습니다. 

 

 

(3) 결재 후 송신 포맷: 수신 설정

결재 포맷 중에서 ‘결재 후 송신’에 해당하는 문서 양식은 내부 결재가 완료된 후 다른 부서에 송신할 때 사용합니다.

- 결재자는 부서 내에 결정 권한을 가지고 있는 사람을 말합니다. 양식을 생성할 때 자동 결재선을 지정하면 문서를 작성할 때마다 결재자를 지정할 필요가 없습니다.
- 결재자는 클릭 후 입력에서 검색을 통해 바로 선택할 수 있습니다. 결재 방향에 맞춰 결재 순서를 변경하거나 결재자를 삭제할 수 있습니다.
- 다른 부서에서 해당 문서의 내용을 알아야 할 때, 수신 또는 수신 참조자로 지정합니다. 
- 수신과 수신 참조자는 작성 페이지에서 바로 클릭 후 입력을 통해 바로 선택할 수 있습니다.

 

 

(4) 회람 포맷: 회람 설정

결재 포맷 중에서 ‘회람’에 해당하는 문서 양식은 공유가 필요한 내용이 있을 때 사용합니다.

해당 문서의 내용을 공유하고자 하는 사람을 회람자로 지정합니다. 

- 회람자는 작성 페이지에서 바로 클릭 후 입력을 통해 바로 선택할 수 있습니다.
 

 

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