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문서가 기안되면 결재자와 합의자는 승인, 협의요청, 반려 처리를 통해 의사 결정을 할 수 있고, 사내 전자결재 규정에 따라 전결, 대결, 후결 처리를 할 수 있습니다.
1. 하이웍스 오피스에 로그인합니다.
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• DNS 레코드 설정이 완료되지 않았다면 [메일 > 메일 사용을 위한 사전 준비 > 도메인 연결하기] 매뉴얼을 참고하세요. |
① 하이웍스 계정 아이디를 입력 후 [다음]을 클릭합니다.
② 하이웍스 계정 비밀번호를 입력 후 [로그인]을 클릭합니다.
2. 로그인 후 오피스 홈에서 [전자결재]를 클릭합니다.
3. [진행 중인 문서 > 대기]를 클릭 후 처리할 문서를 클릭합니다.
4. 문서 내용을 확인 후 [결재]를 클릭해 의사를 표현하고 [확인]을 클릭합니다.
1) 승인, 반려, 협의 요청 하기
결재자와 합의자는 승인, 협의 요청, 반려로 의사 표현을 할 수 있습니다.
승인은 해당 문서의 실행을 허락하는 것이고, 반려는 거부하여 기안자에게 되돌려 보내는 것입니다.
협의 요청은 결재자가 보류 상태로 협의를 요청하는 것입니다. 해당 의사 표현을 하면 기안자와 요청자의 대기 문서함으로 이동합니다. 협의 요청자가 다시 결재하거나 기안자가 문서 내용 변경을 하여 처리할 수 있습니다.
협의 요청하면 결재 진행은 중단되지만, 상위 결재자가 선결하여 결재하면 협의 요청은 없어지고 후열 상태로 바뀌게 됩니다. 협의 요청 중에는 다른결재자가 협의 요청할 수 없습니다.
2) 전결, 대결, 후결 하기
전결은 사안별 규정에 따른 정식 결재 권한을 받아 상위 결재자를 모두 대신해 승인하는 것입니다.
전결로 처리하면 결재에 포함된 사람 모두가 결재 승인 완료되며, 합의자에게 결재 차례가 넘어갑니다.
전결은 제한 없이 모든 결재자에게 허용됩니다.
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• 전결로 인한 결재에 대한 책임은 전결을 처리한 결재자에게 있습니다. |
대결과 후결은 관리자가 설정해둔 결재 방식에 따라 허용 여부(전체 허용, 직전 결재자에게만 허용, 사용 안 함)를 변경할 수 있습니다. 대결로 처리된 대상까지 모두 결재 승인 완료되며, 합의자에게 결재 차례가 넘어갑니다.
후결은 최종 결재자가 부재중일 때 구두로 보고한 후 우선 기안을 처리하기 위해 사용합니다.
최종 결재자가 추후 승인해야 최종 결재 완료가 되지만, 나머지 결재자는 결재 대기 상태가 됩니다.
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• 대결로 인한 결재에 대한 책임은 대결을 처리한 결재자와 대결 대상 결재자 모두에게 있습니다. • 대결과 후결로 처리된 문서는 모두 결재 취소를 할 수 없습니다. |
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• 결재 방식 설정은 [전자결재 > 관리자 설정> 기본 설정]에서 전자결재 관리자가 설정할 수 있습니다. 자세한 내용은 [전자결재 > 전자결재 사용하기 > 관리자 설정하기 > 기본 설정하기] 매뉴얼을 참고해 주세요. |
3) 병렬 결재자의 대결, 전결, 후결하기
최종 결재자가 병렬인 경우 중간 결재자가 전결 또는 대결 요청하면 모두 결재 완료 처리됩니다.
최종 직전 결재자는 병렬인 최종 결재자에게 모두 후결 요청할 수 있습니다. 최종 직전 결재자도 병렬이라면 모두 승인 처리하면서 후결 요청합니다.
만약 원하는 최종 결재자에게만 후결 요청하려면 본인 결재 후 원하는 최종결재자의 [확인]을 클릭해 후열 요청할 수 있습니다. 이때, 최종 직전 결재자도 병렬이라면 모두 승인 처리하면서 후결 요청합니다.
4) 후열 처리하기
다른 결재자가 출장, 휴가 등 부재중이라면 우선 후열 처리하고 기안을 집행할 수 있습니다. 후열 처리된 결재자도 문서를 승인 또는 반려할 수 있지만, 최종 결재자가 승인하여 결재가 종료된 경우 확인(열람)만 가능합니다.
① 문서 보기 화면에서 상단의 [후열처리]를 클릭합니다.
② 후열 처리 가능한 결재자 중 후열 처리할 사용자를 체크합니다.
③ [확인]을 클릭하여 후열 처리를 완료합니다.
후열 처리된 결재자는 후열 아이콘이 표시되어 다른 결재자와 구분할 수 있습니다.
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후열 처리는 예정, 진행, 대기 상태에서 결재, 합의, 재무 합의까지 다중으로 후열 처리 할 수 있으며 상세 내용은 아래와 같습니다.
• 마지막 결재자(신청/처리, 재무합의자 포함)는 후열 처리 대상에서 제외하며, 다른 사람이 이미 후열 처리한 사람은 중복해서 선택할 수 없습니다. • 마지막 재무합의자를 제외한 모든 합의자는 후열 처리 가능합니다. • 결재 차례가 아닌 결재자를 후열 처리하면 해당 결재자의 결재 상태에는 변화가 없으며, 본인의 결재 순서가 됐을 때 건너뛰고 다음 결재자의 결재 순서가 됩니다. • 후열 처리된 결재자의 차례가 지나가면 후열 대기 상태이며, 진행 중인 문서 > 대기에서 결재 또는 확인할 수 있습니다. • 후열 대기 알람은 본인 결재 차례가 지나가고 후열 대기가 되면 제공합니다. • 결재자는 결재자, 합의자, 재무합의자를 후열 처리할 수 있고 재무합의자는 재무합의자만 후열 처리할 수 있습니다. 신청처리 포맷에서는 신청 결재자는 신청 결재자만, 처리 결재자는 처리 결재자만 후열 처리 가능합니다. • 나의 다음 결재자를 연달아 후열 처리하면서 최종 직전 결재자까지 후열 처리한 경우 중간 결재자도 대결 또는 후결 요청이 가능합니다. |
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하이웍스 전자결재에서 사용하는 용어에 대한 의미는 아래와 같습니다.
• 결재 방법 - 승인: 기안자가 올린 문서를 결재권자가 서명하는 것을 말합니다. - 협의 요청: 결재자가 기안자에게 협의를 요청할 때 사용합니다. 협의 요청 시 결재 진행은 중단되며 기안자가 문서를 재기안하여 다시 진행하거나 협의 요청한 결재자가 다시 결재할 수 있습니다. - 반려: 기안자가 올린 문서에 대하여 결재를 하지 않고 되돌려 보냅니다. 문서가 결재권자에 의해 반려되면 기안자는 이에 관해 확인 후 문서를 재상신해야 합니다. - 확인: 본인이 후열 처리된 상태에서 문서가 최종 결재 완료되었거나 참조자로 포함된 경우 사용합니다. 결재할 권한은 없으나 확인(열람)이 필요한 문서일 때 확인처리를 진행합니다. - 전결: 사안별 규정에 따른 정식 결재 권한을 받아 상위 결재자를 모두 대신해 승인하는 것입니다. - 대결: 최종 결재자가 출장, 휴가, 그 밖의 사유로 상당한 기간 부재중일 때 직무 대행자가 대신 결재하여 문서를 승인하는 방식입니다. 주로 시급을 요하는 돌발사태가 발생하였을 경우 사용하며 최종 결재권자의 결재와 동일한 효력을 가집니다. - 후결: 최종 결재자가 출장, 휴가, 그 밖의 사유로 상당한 기간 부재중일 때 우선 기안을 집행하고 이후 최종 결재자의 승인 또는 반려를 받는 방식입니다. 주기적이고 반복적으로 발생하는 사안의 경우 주로 사용합니다. - 후열: 중간 결재자가 출장, 휴가 등 결재할 수 없는 경우 후열 처리하고 기안을 집행하는 것을 말합니다. 후열 처리된 결재자는 결재 종료 전에 승인 또는 반려하거나, 결재 종료 후 확인(열람)할 수 있습니다.
• 결재자 - 결재자: 부서 내 결정 권한을 가지고 있는 사람입니다. |
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