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전자결재를 통해 문서를 기안하려면 미리 생성해둔 문서 양식이 필요합니다.
하이웍스에서 기본 제공되는 문서를 이용하거나 기본 제공 양식 외에 관리자가 상황에 맞게 양식을 생성해 이용할 수 있습니다.

양식함 관리에서 문서 양식을 관리하는 방법은 아래와 같습니다.

1. 하이웍스 오피스에 전자결재 관리 권한을 가진 계정(전체 관리자(슈퍼 관리자), 전자결재 관리자)으로 로그인합니다.

• 하이웍스 전용 오피스 주소는 login.office.hiworks.com/회사도메인 입니다.   예)  https://login.office.hiworks.com/gabiaedu.com    •  DNS 레코드 설정이 완료되지 않았다면 [메일 > 메일 사용을 위한 사전 준비 > 도메인 연결하기] 매뉴얼을 참고하세요.

① 하이웍스 계정 아이디를 입력 후 [다음]을 클릭합니다.
② 하이웍스 계정 비밀번호를 입력 후 [로그인]을 클릭합니다.

2. 로그인 후 오피스 홈에서 [전자결재]를 클릭합니다.

3. [관리자 설정 > 양식함 관리]를 클릭해 문서 양식을 관리할 수 있습니다.

1) [분류설정]을 클릭해 양식의 상위 분류를 추가하거나 이름과 순서를 변경 후 [확인]을 클릭해 저장합니다.
공통 분류는 삭제하거나 이름을 변경할 수 없습니다. 

① 분류 생성: 새로운 분류명을 입력 후 키보드 Enter를 누릅니다.
② 분류명 수정: 수정할 분류명 클릭 후 나타나는 입력창에 새로운 분류명을 입력 후 키보드 Enter를 누릅니다.
③ 분류 삭제: 삭제할 분류에 마우스 오버 시 표시되는 [X 아이콘]을 클릭합니다.
④ 분류 순서 변경: 변경할 분류를 마우스 드래그 앤 드롭해 순서를 변경합니다.
⑤ 분류의 하위 양식 순서 변경 : 양식 순서를 변경할 분류의 우측 [톱니바퀴 모양 설정 아이콘]을 클릭 후,  양식을 마우스 드래그 앤 드롭해 순서를 변경합니다.

2) [사내전자결재규정]을 클릭하여 내용을 입력 후 [등록]을 클릭합니다.
사내에서 전자결재 문서를 작성할 때, 공통적으로 이용할 결재선 설정 방법과 위임 전결 규정 등을 등록하고 수정할 수 있습니다.

사내 전자결재 규정은 양식 내 규정과 함께 작성 페이지에서 해당 문서를 선택 후 [사내전자결재규정]을 클릭해 확인되며, 일반 사용자들이 참고하여 작성할 수 있습니다. 

3) [샘플 양식]을 클릭해 하이웍스에서 제공하는 문서 양식을 볼 수 있습니다.
목록에서 회사에 맞는 양식을 선택 후 [양식함으로 가져오기]를 클릭 시, 양식함 관리에 사용 상태의 '시험 사용' 분류 양식으로 추가됩니다.  양식함 관리에 가져온 하이웍스 제공 양식은 해당 양식명을 클릭해 확인 및 [양식 수정]을 클릭해 수정 후 사용할 수 있습니다. 

• 샘플 양식에서 가져온 양식은 '시험 사용' 분류로 설정되어 시험 사용 페이지에서만 테스트로 이용할 수 있습니다. 시험 사용 페이지에서 문서를 기안한 경우 해당 문서는 30일 후에 자동 삭제되며 복구되지 않습니다. • 시험 사용 분류 지정된 문서 양식을 정식으로 사용하려면 다른 분류로 변경 후 이용해 주세요.

4)  양식함 관리에서 원하는 양식을 선택 후 [결재 분류 변경]을 클릭해 결재 분류를 일괄로 변경할 수 있습니다.



 

• 기안 위치가 '오픈 API'인 경우에는 결재 분류를 변경할 수 없습니다.

5) 양식함 관리에서 원하는 양식을 선택 후 [사용으로 전환] 또는 [미사용으로 전환] 또는 [삭제] 클릭해 양식의 사용상태를 일괄로 변경하거나 삭제할 수 있습니다. 양식을 삭제해도 기존에 해당 양식으로 작성된 문서는 남아 있습니다.

•  기안 위치가 '인사'로 되어있는 양식은 삭제가 불가합니다. •  기안 위치가 '인사'로 되어있는 양식은 [오피스 홈 > 인사]에서 기안할 수 있습니다.

6) 양식명이나 약칭을 직접 입력해 검색하거나 특정 분류를 선택해 검색할 수 있습니다.

① 양식함 관리 목록 우측에 검색할 양식명 또는 약칭을 입력 후 [돋보기 아이콘]을 클릭하거나 키보드 Enter를 누릅니다. 

② 목록 항목(분류, 사용 여부, 양식명, 약칭, 설명)을 클릭해 오름 차순 또는 내림 차순으로 정렬할 수 있습니다. 

분류, 양식명, 약칭이 길어 목록에서 전체 글자를 확인할 수 없다면, 목록 항목 우측 바를 마우스 드래그 앤 드롭해 선택 항목을 확장해 볼 수 있습니다. 

③ 목록 항목 상단의 [보기: 모든 분류 V]를 클릭 후 문서 분류(모든 분류, 직접 생성한 분류명) 별로 선택해 볼 수 있습니다.