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Home > 메일/그룹웨어 > 전자결재 > 전자결재 사용하기 > 관리자 설정하기
전자결재 이용 시 기본 설정 사항을 사내의 정책에 맞게 변경해서 이용할 수 있습니다.
전자결재 기본 설정 방법은 아래와 같습니다.
1. 하이웍스 오피스에 전자결재 관리 권한을 가진 계정(전체 관리자(슈퍼 관리자), 전자결재 관리자)으로 로그인합니다.
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• 하이웍스 전용 오피스 주소는 login.office.hiworks.com/회사도메인 입니다. 예) https://login.office.hiworks.com/gabiaedu.com
• DNS 레코드 설정이 완료되지 않았다면 [메일 > 메일 사용을 위한 사전 준비 > 도메인 연결하기] 매뉴얼을 참고하세요. |
① 하이웍스 계정 아이디를 입력 후 [다음]을 클릭합니다.
② 하이웍스 계정 비밀번호를 입력 후 [로그인]을 클릭합니다.
2. 로그인 후 오피스 홈에서 [전자결재]를 클릭합니다.
3. [관리자 설정 > 기본 설정]을 클릭해 설정을 변경합니다.
1) 보안 등급별 열람 설정
문서의 보안 등급에 따라 자동으로 열람할 수 있는 직위 등급을 설정할 수 있습니다.
S등급은 결재 문서에 설정된 관련자들만 열람할 수 있으며 A와 B등급은 선택한 직위 등급에 따라 기본 열람 권한이 주어집니다.
보안 등급이 C등급으로 설정된 문서는 모든 조직원이 열람할 수 있습니다.
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• 직위 등급은 [인사 > 조직/임직원관리 > 직위/직무설정]에서 먼저 설정해야 합니다. • 사용자별 직위는 [인사 > 조직/임직원관리 > 임직원 관리]에서 설정할 수 있습니다. |
2) 지연 문서 표시
설정한 기간 이후에도 결재 종료가 되지 않은 경우, 관련자들의 진행 중인 문서 목록에 빨간색으로 표시됩니다.
결재자들의 빠른 결재를 유도할 수 있습니다.
3) 회사 코드 설정 및 문서 번호 설정
문서 번호에 사용할 회사 코드를 설정합니다. 회사 이름이나 상징이 되는 코드로 설정합니다.
설정한 회사 코드를 활용하여 문서 번호를 만들 수 있습니다.
규칙성 있는 문서 번호를 통해 결재 문서를 관리할 수 있습니다.
4) SMS 알림 설정
전자결재의 관련자로 포함된 문서가 도착/처리될 때 SMS 알림을 받을 수 있습니다.
SMS 알림 기능을 [사용] 또는 [사용 안 함]으로 설정할 수 있습니다.
알림 사용 시, 기본 문구가 90 bytes가 넘을 때 단문(SMS)으로 분할 발송 또는 장문(LMS) 발송 중 선택할 수 있습니다.
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• 본 메뉴와 별도로 [전자결재 > 설정]에서 사용자가 직접 본인의 알림 상세 내용을 설정해야 하며, 둘 중 한 곳이라도 SMS 알림 사용 안 함 상태라면 문자 알림은 발송되지 않습니다. |
5) 보존 연한 만료 후 삭제 설정
결재 완료된 문서가 보존 연한이 만료된 후 삭제 상태로 변경되는 것의 허용 여부를 설정합니다.
[허용함]을 선택하면 기안일부터 만으로 해당하는 연수의 다음 해 1월 1일을 기준으로 삭제 상태로 변경합니다.
삭제를 허용한 경우, [삭제 예정 문서 보기]를 클릭 후 나타나는 페이지(삭제 예정 문서)에서 삭제 상태로 변경될 문서들을 볼 수 있습니다.
삭제 예정 문서들은 선택 후 [삭제 예외 처리]를 클릭하시면 더는 자동 삭제되지 않으며, 관리자가 삭제해야 삭제 상태가 됩니다.
삭제된 문서들은 [전자결재 > 관리자 설정 > 삭제 문서 목록] 메뉴에서 확인할 수 있으며, 복원 또는 완전 삭제할 수 있습니다.
보존 연한 만료 후 삭제 설정을 [허용 안 함]으로 선택하면 보존 연한이 만료되어도 삭제되지 않습니다.
보존 연한이 영구인 문서는 직접 삭제하지 않는 한, 삭제 문서가 되지 않습니다.
6) 결재 방식 설정
같은 결재선 내에서 선결재, 합의 또는 처리 먼저 결재 허용 여부에 따라 상위 결재자 또는 합의자가 예정 상태 문서를 결재할 수 있을지가 결정됩니다.
대결과 후결은 원칙적으로 최종 직전 결재자에게만 허용하지만, 전체 허용을 하면 후열 확인을 통해 대결이나 후결을 요청할 수 있습니다.
합의자의 반려를 허용하지 않을 수 있습니다.
① 같은 결재선 내에서 선결재: 같은 결재선 내에서 예정 상태인 결재자의 선결재 허용 여부를 설정합니다.
[허용함]을 선택하면 이전 결재자보다 먼저 결재할 수 있으며, [허용 안 함]을 선택하면 본인 차례에서만 결재할 수 있습니다.
해당 설정은 결재, 재무 합의, 신청, 처리 결재선 내부의 선결재에만 영향을 미칩니다.
② 합의 또는 처리 먼저 결재: 합의, 재무 합의자, 처리 결재자들이 기안자의 결재선보다 먼저 결재하는 것의 허용 여부를 설정합니다.
[허용함]을 선택하면 합의와 재무 합의자, 처리 결재자는 예정 상태의 문서를 결재할 수 있습니다.
[허용 안 함]을 선택하면 '정해진 결재 순번' 또는 '신청 > 처리' 순으로만 결재할 수 있습니다.
[같은 결재선 내에서 선결재] 허용 여부에 따라 상위의 재무 합의자와 처리 결재자의 결재 가능 여부는 달라질 수 있습니다.
③ 전결: 결재자들의 '전결' 가능 여부를 설정합니다. 전결이란 사안별 규정에 따른 정식 결재 권한을 받아 상위 결재자를 모두 대신해 승인하는 방식입니다.
[허용함]을 선택하면 결재자는 상위 결재자를 대신해 결재가 가능합니다.
[허용 안 함]을 선택하면 결재자는 상위 결재자를 대신해 결재할 수 없습니다.
④ 대결: 결재자들의 대결 가능 여부를 설정합니다. 대결이란 하위 결재자가 최종 결재자 대신 결재하여 문서를 승인하는 방식입니다.
[전체 허용] 선택 시, 최종 직전 결재자가 아닌 사람도 후열 처리를 통해 대결을 할 수 있습니다.
[직전 결재자에게만 허용] 선택 시, 최종 직전 결재자만 대결을 할 수 있습니다.
[사용 안 함] 선택 시, 결재자 중 아무도 대결을 사용할 수 없습니다.
⑤ 후결: 결재자들의 후결 가능 여부를 설정합니다. 후결이란 최종 결재자가 부재중일 때, 우선 기안을 집행하고 이후 최종 결재자의 승인 또는 반려를 받는 방식입니다.
[전체 허용] 선택 시, 최종 직전 결재자가 아닌 사람도 후열 처리를 통해 후결을 요청할 수 있습니다.
[직전 결재자에게만 허용] 선택 시, 최종 직전 결재자만 후결을 요청할 수 있습니다.
[사용 안 함] 선택 시, 결재자 중 아무도 후결을 사용할 수 없습니다.
⑥ 후열: 결재자들의 '후열' 가능 여부를 설정합니다. 후열이란 중간 결재자가 출장, 휴가 등 결재할 수 없는 경우 후열 처리하고 기안을 집행하는 것을 말합니다. 후열 처리된 결재자는 결재 종료 전에 승인 또는 반려하거나, 결재 종료 후 확인(열람)할 수 있습니다. 같은선 내에서 선결재를 사용하기 위해서는 후열처리가 '허용함'이어야만 합니다.
[허용함] 을 선택하면 결재자는 결재자, 합의자, 재무합의자를, 재무합의자는 재무합의자를, 신청결재자는 신청결재자를, 처리결재자는 처리결재자를 후열처리할 수 있게됩니다.
[허용 안 함]을 선택하면 결재자들은 후열처리를 사용할 수 없게 되며, 같은선 내에서 선결재도 이용 불가하게됩니다. 또한 대결, 후결을 '전체허용'으로 이용할 수 없습니다.
⑦ 합의 반려: 합의자의 반려 가능 여부를 설정합니다.
[허용] 선택 시, 합의자는 문서를 반려할 수 있으며 그 즉시 문서는 결재 종료됩니다.(재무 합의는 항상 합의 반려 '허용'입니다).
[허용 안 함] 선택 시, 합의자는 문서를 '승인'하거나 '협의 요청'만 할 수 있습니다. 협의 요청 시에는 결재 진행이 중단되며, 협의가 완료된 후 다시 합의자가 의사 표현을 해야 합니다.
7) 참조 열람 시기 설정
참조자의 문서 열람 가능 시기를 설정합니다.
[결재 시작]을 선택하면 참조자로 포함된 문서가 등록됨과 동시에 참조자는 예정에서 문서를 확인할 수 있으며, 확인 상태에 따라 [예정 > 진행 > 확인] 또는 [문서함-회람/참조]로 이동합니다.
[결재 완료]를 선택하면 참조자로 포함된 문서의 모든 결재 및 합의가 완료되었을 때 [확인]에서만 확인할 수 있습니다.
해당 설정은 변경된 이후에 작성된 문서부터 적용되며, 참조 열람 시기를 결재 완료로 선택한 경우에는 참조 알림을 결재 완료에 대해서만 설정할 수 있습니다.
8) 첨부파일 추가 및 삭제 설정
결재 진행 중 또는 완료 문서의 첨부 파일 추가 및 삭제의 허용 여부를 설정합니다.
[허용함]을 선택하면 결재자들이 언제든지 결재 문서에 첨부 파일을 추가하거나 삭제할 수 있습니다.
[허용 안 함]을 선택하면 결재자들은 모든 결재 문서에 대해 첨부 파일을 추가 또는 삭제할 수 없습니다.
기안자 또한 내용 수정을 통해서만 첨부 파일을 수정할 수 있습니다.
관련 문서는 결재 진행 중과 완료 후에도 추가 또는 삭제할 수 있습니다.
9) 열람 부서 설정
특정 문서를 특정 조직(하위 조직 포함)이 열람할 수 있는 기능 사용여부를 설정합니다.
[허용함]을 선택하면 문서작성, 수정, 보기, 전체 문서 목록 (관리자 설정) 페이지에서 열람부서를 지정할 수 있습니다. 단, 문서보안등급에 따라 열람부서 지정 가능여부 및 지정할 수 있는 사람이 다를 수 있습니다.
[허용안함]을 선택하면 열람 부서가 설정된 기존 문서에서 열람 부서가 삭제되며 되돌릴 수 없습니다.
10) 기안 취소 설정
기안자가 기안 취소한 문서의 처리 방법을 설정합니다.
[반려 처리]를 선택하면 기안자에 반려 표시가 되며, 결재 반려와 같이 알림이 가고 [확인] 및 [문서함 > 반려]에 노출됩니다.
이 경우에는 문서함에서 확인 후 기안을 복사해서 다시 활용할 수 있습니다.
[문서 삭제]를 선택하면 기안 취소 시 문서 자체가 삭제되며 복구되지 않습니다.
11) 결재 의견 삭제 설정
결재 의견은 본인이 남긴 의견이라도 수정이 불가하며, 관리자 설정에 따라 삭제를 [허용함], [허용 안 함]으로 이용할 수 있습니다.
[허용함]을 선택하면 문서 기안 후 하단에 기록할 수 있는 의견을 등록/삭제할 수 있습니다.
[허용 안 함]을 선택하면 문서 기안 후 하단에 기록할 수 있는 의견을 등록만 할 수 있고, 본인이 남긴 의견이라도 삭제할 수 없습니다.
4. 기본 설정을 변경 후 하단 [저장]을 클릭해 설정 사항을 저장합니다.
