메일/그룹웨어 매뉴얼
Home > 메일/그룹웨어 > 하이웍스(New) > 오피스 사용을 위한 사전 준비
조직 생성 및 직위/직무 생성을 완료한 후 오피스를 사용할 사용자를 추가합니다.
사용자 추가는 아래와 같은 방법으로 진행할 수 있습니다.
1. 하이웍스 오피스에 로그인합니다.
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• 하이웍스 전용 오피스 주소는 office.hiworks.com/회사도메인 입니다. 예) https://office.hiworks.com/gabiaedu.com
• DNS 레코드 설정이 완료되지 않았다면 [메일 > 메일 사용을 위한 사전 준비 > 도메인 연결하기] 매뉴얼을 참고하세요. |
① 하이웍스 계정 아이디를 입력합니다.
② 하이웍스 계정 비밀번호를 입력합니다.
③ [로그인]을 클릭합니다.
2. 로그인 후 오피스 홈에서 [하이웍스 관리]를 클릭합니다.
3. [사용자 관리 > 사용자 관리]를 클릭합니다.
4. 사용자 관리에서 사용자를 간편하게 추가할 수 있습니다.
① 이름/ID/비밀번호/사용할 라이선스/근로형태/ 소속조직/직위를 입력 또는 선택합니다.
② [저장]을 클릭합니다.
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• 오피스 신청 시 입력한 전체 관리자 계정은 오피스 세팅 완료 후 사용자 관리에서 바로 확인이 가능합니다. • 입력한 사용자 정보는 생성 후에도 변경이 가능합니다. • 관리자가 생성한 비밀번호는 반드시 사용자가 직접 로그인 후 변경을 진행해야만 오피스 사용이 가능합니다. 계정 생성 후 사용자가 비밀번호를 변경하지 않을 경우, 메신저 로그인 또는 아웃룩 연동 등이 불가합니다. • 관리자가 [인사 > 임직원 관리 > 기본 설정]에서 사용자 정보 수정 권한 설정을 허용한 경우, 사용자가 [인사 > 임직원정보 > 내 정보 보기]에서 개인 정보 및 프로필을 직접 변경할 수 있습니다. |
5. [사용자 등록]을 클릭해 보다 상세한 정보를 설정한 계정 생성이 가능합니다.
1) [사용자 등록]을 클릭합니다.
① [사용자 관리]를 클릭합니다.
② 상단 [사용자 등록]을 클릭합니다.
2) 상세 정보를 입력한 후 [저장]을 클릭합니다.
① 계정을 사용할 사용자 이름을 입력합니다.
② 계정을 사용할 ID를 입력합니다. 한 오피스 내 동일 ID 중복 생성은 불가합니다.
ID는 특수문자로 시작할 수 없으며, 2~20자리의 영문 소문자, 숫자, -, _, .(마침표)를 조합해 설정합니다.
③ 비밀번호를 입력합니다. 비밀번호는 10-16자리로, 영문 소문자, 숫자, 특수문자를 조합해 설정합니다.
관리자가 설정한 비밀번호는 사용자가 로그인 후 직접 1회 변경해야만 오피스 이용이 가능합니다.
④ (선택사항) 사번이 존재하는 경우 입력합니다.
⑤ (필수사항) 사용자의 근로 형태를 선택합니다. 근로 형태는 근무 관리 기능을 사용하기 위한 필수 정보이며, [인사설정 > 근로형태]에서 설정 가능합니다.
⑥ (선택사항) 전자결재, 인사관리 메뉴를 사용하고자 하는 경우 입사일은 반드시 입력합니다.
⑦ (선택사항) 전자결재, 인사관리 메뉴를 사용하고자 하는 경우 소속조직은 반드시 선택합니다.
⑧ (선택사항) 전자결재, 인사관리 메뉴를 사용하고자 하는 경우 직위는 반드시 선택합니다.
⑨ (선택사항) 전자결재, 인사관리 메뉴를 사용하고자 하는 경우 직무는 반드시 선택합니다.
⑩ 오피스 계정은 일반 사용자와 전체 관리자로 구분됩니다. 전체 관리자는 오피스 전체 기능을 관리할 수 있는 계정으로, 오피스당 최대 5개 계정까지 지정 가능합니다.
⑪ 잔여개수를 확인한 후 필요한 서비스를 할당합니다.
⑫ 이메일, 사내 전화 등 개인 정보를 입력합니다. 해당 정보는 관리자가 [인사 > 임직원 관리 > 기본 설정]에서 사용자 정보 수정 권한 설정을 허용한 경우, 사용자가 [인사 > 임직원정보 > 내 정보 보기]에서 개인 정보 및 프로필을 직접 변경할 수 있습니다.
⑬ 계정 사용을 원할 경우 정상을 선택합니다. 퇴사자 또는 휴직자의 경우, 일시정지를 선택합니다.
⑭ [저장]을 클릭하면 계정 생성이 완료됩니다. 계정 생성을 추가로 진행할 경우, [저장 후 계속 추가]를 클릭합니다.
6. 사용자 일괄 등록이 가능합니다.
1) [일괄 등록]을 클릭합니다.
2) [샘플 다운로드]를 클릭해 .xlsx 파일을 다운로드합니다.
다운로드한 엑셀 파일을 샘플 형식에 맞게 작성한 후 저장합니다. 해당 파일은 반드시 .xlsx 파일 확장자로 저장해야 합니다.
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• 최대 100개 계정까지 일괄 등록 가능합니다. • 양식에 맞지 않거나, 유효하지 않은 정보는 빨간 글씨로 표시되거나 불러오기가 실패됩니다. 샘플 형식에 맞게 엑셀 파일을 작성하세요. |
3) 엑셀 파일 작성을 완료했다면 [불러오기]를 클릭해 저장한 파일을 불러옵니다.
① [불러오기]를 클릭합니다.
② 저장한 파일명을 클릭합니다.
③ [열기]를 클릭합니다.
4) 형식에 맞게 작성한 엑셀 파일을 업로드 시 자동으로 데이터가 하단에 입력됩니다. 입력된 정보를 확인 후 [일괄 등록하기]를 클릭합니다.
① 불러온 데이터를 확인하고 등록할 계정 좌측의 체크박스를 선택합니다.
② [등록]을 클릭합니다.
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• 사용자 일괄 등록은 [인사 > 조직/임직원관리 > 조직관리]에 설정된 레벨과 조직명이 일치해야 업로드가 가능합니다. [인사 > 조직/임직원관리 > 조직관리]에서 확인되는 조직도와 소속조직이 일치하도록 파일을 작성합니다. |
7. 사용자 일괄 수정이 가능합니다.
1) [일괄 수정]을 클릭합니다.
2) [임직원 정보 업데이용 파일 다운로드]를 클릭하고 수정할 항목과 조직을 선택해 다운로드합니다.
3) 엑셀 파일 작성을 완료했다면 [불러오기]를 클릭해 저장한 파일을 불러옵니다.
① [불러오기]를 클릭합니다.
② 저장한 파일명을 클릭합니다.
③ [열기]를 클릭합니다.
4) 형식에 맞게 작성한 엑셀 파일을 업로드 시 자동으로 데이터가 하단에 입력됩니다.
입력된 정보를 확인 후 [일괄 수정하기]를 클릭합니다.
① 불러온 데이터를 확인하고 등록할 계정 좌측의 체크박스를 선택합니다.
② [일괄 수정하기]를 클릭합니다.
|
• 사용자 일괄 수정은 [인사 > 조직/임직원관리 > 임직원 관리 > 사용자 일괄 수정]에서도 진행이 가능합니다. • 사용자 일괄 수정은 [인사 > 조직/임직원관리 > 조직관리]에 설정된 레벨과 조직명이 일치해야 업로드가 가능합니다. 사내 조직 개편으로 인한 사용자의 소속 일괄 수정이 필요한 경우, [인사 > 조직/임직원관리 > 조직관리]에서 조직도를 먼저 수정하세요. • 수정할 항목으로 선택하지 않은 경우 항목명이 { }로 표시됩니다. 항목명이 { }안에 있는 정보는 업데이트되지 않습니다. • 샘플 파일 내 내용을 빈칸으로 남겨둘 경우, 입력되어있던 정보가 삭제되니 유의하세요. |
8. 사용자 프로필 사진 일괄 등록이 가능합니다.
1) [인사 > 조직/임직원관리 > 임직원 관리> 프로필 사진 일괄 등록]를 클릭합니다.
2) 등록기준 선택: jpeg, jpg, gif, png, bmp 등 프로필 사진 이미지를 사용자의 ID 또는 사번으로 저장한 후, Zip 파일로 만들어 일괄 등록할 수 있습니다. 파일 이름을 저장한 기준(ID 또는 사번)을 선택하세요.
3) 파일 등록: 2에서 만든 zip파일을 불러와서 등록하면 저장한 사번 또는 ID를 기준으로 프로필 사진이 등록됩니다.
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