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자동화 설정하기

자동화란 사용자가 정의한 실행조건(Trigger)이 발생했을 때, 설정한 동작(Action)을 자동으로 수행하는 기능입니다.
예를 들어, 데이터가 등록되거나 삭제되는 등의 이벤트가 발생하면, 이를 감지하여 외부 시스템으로 웹훅을 발송하거나 특정 데이터를 자동으로 생성할 수 있습니다.

하이웍스 업무관리의 자동화를 활용하면 반복적인 수작업을 줄이고, 다양한 업무 흐름을 보다 빠르고 일관되게 처리할 수 있습니다.

 

• 자동화의 실행조건 또는 동작으로 ‘웹훅’을 설정하는 경우, 웹훅 URL로 특정 이벤트를 전송하도록 하기 위해서는 프로그래밍 또는 서드파티 서비스를 이용한 작업이 필요합니다.

 

 

1. 하이웍스 오피스에 로그인합니다.

 

 

• 하이웍스 전용 오피스 주소는 login.office.hiworks.com/회사도메인 입니다. 예) https://login.office.hiworks.com/gabiaedu.com   • DNS 레코드 설정이 완료되지 않았다면 [메일 > 메일 사용을 위한 사전 준비 > 도메인 연결하기] 매뉴얼을 참고하세요

 

 

① 하이웍스 계정 아이디를 입력 후 [다음]을 클릭합니다.
② 하이웍스 계정 비밀번호를 입력 후 [로그인]을 클릭합니다.

 

 

2. 로그인 후 오피스 홈에서 [업무관리]를 클릭합니다.

 

 

 

3. 좌측 LNB에서 참여 중인 앱을 클릭합니다.

 

 

 

4. 업무 앱 소유자/관리자 계정으로 접속한 후, 업무 앱 페이지에서 [앱 관리]를 클릭합니다.

 

 

 

5. LNB에서 [자동화]를 클릭합니다.

 

 

 

6. [자동화 규칙 추가]를 클릭합니다.

 

 

• 자동화 규칙은 각 업무 앱마다 최대 5개까지 생성할 수 있습니다.

 

 

7. 기본 정보(이름, 실행조건, 동작)를 입력한 후, [저장]을 클릭합니다.

 

 

 

8. 생성된 자동화 규칙의 설정을 변경할 수 있습니다.

 

 

① 자동화 편집: 규칙 이름, 실행조건, 동작을 편집할 수 있습니다.
② 자동화 규칙 삭제: 해당 규칙을 목록에서 삭제할 수 있습니다.
③ 활성/비활성 설정: 규칙을 일시적으로 중지하거나 다시 활성화할 수 있습니다.

 

 

 

실행조건(Trigger)

실행조건은 자동화를 시작하는 기준이 되는 이벤트입니다.

 

• 실행조건은 1개만 추가할 수 있습니다.

 

 

1) 데이터 등록

데이터가 등록되면 자동화 규칙이 실행됩니다.

 

 

2) 데이터 편집

데이터가 편집되면 자동화 규칙이 실행됩니다.

 

• 편집으로 간주되는 항목은 다음과 같습니다:       • 컴포넌트 유형: 제목, 상태, 텍스트, 숫자, 단일선택, 다중선택, 체크박스, 날짜, 파일, 담당자, 참조자       • 상세 설명 포함

 

 

3) 데이터 삭제

데이터가 삭제되면 자동화 규칙이 실행됩니다.

 

 

4) 수신 웹훅

외부 시스템에서 해당 웹훅 URL로 요청을 보내면, 자동화 규칙이 실행됩니다.
이 조건은 외부 이벤트(예: 외부 폼 제출, 타 시스템 작업 완료 등)와 업무 앱을 연동할 때 사용됩니다.

 

① 설정 방법

- 웹훅 URL: 외부 시스템에 등록할 고유 URL입니다. 이 주소로 POST 요청을 보내면 자동화가 실행됩니다.
- 인증 키: 보안을 위해 요청 시 함께 전송해야 하는 키입니다. 요청 헤더에 포함해 사용합니다.

 

② 요청 형식 안내 

- 요청 헤더 예시

 

- 요청 본문 예시

 

- 전체 요청  예시 (curl)

 

 

• 인증 키가 포함되지 않거나 잘못된 형식의 요청은 거부됩니다.

 

 

 

동작(Action)

동작은 실행조건이 충족되었을 때 자동으로 수행되는 작업입니다.

 

 

• 동작은 최대 5개까지 추가할 수 있습니다.

 

 

1) 데이터 등록

새 데이터를 자동으로 등록합니다.

 

• 실행조건에서 수신 웹훅을 선택한 경우에만 설정할 수 있습니다. • 데이터 등록은 자동화 규칙에서 단독으로만 사용할 수 있으며, 다른 동작과 함께 설정할 수 없습니다.

 

 

① 제목

외부 시스템에서 전달한 제목이 자동 입력됩니다.

 

• 파라미터명: title • 고유한 제목 값을 해당 키로 전달해야 합니다.

 

 

② 상세 설명

외부 시스템에서 전달한 텍스트가 상세 설명에 자동 입력됩니다.

 

• 파라미터명: description • HTML은 지원되지 않으며, 줄바꿈은 \n 문자로 입력해야 합니다.

 

 

③ 예시

 

 

④ 등록한 사람

- ‘등록한 사람’ 컴포넌트에 자동으로 입력될 구성원을 지정할 수 있습니다.
- 앱 멤버만 지정할 수 있으며, 지정한 인원이 더 이상 앱 멤버가 아니거나 삭제된 경우, 해당 자동화 규칙은 비활성화되어 다시 설정이 필요합니다.

 

 

⑤ 상태 컴포넌트 설정

업무 앱에 상태 컴포넌트가 추가된 경우, 자동화 등록 시 해당 항목의 값을 미리 지정해둘 수 있습니다.

 

 

2) 발신 웹훅

외부 시스템에 지정한 웹훅 URL로 앱 데이터를 전송합니다.

 

• 실행조건에서 데이터 등록/편집/삭제를 선택한 경우에만 설정할 수 있습니다.

 

 

① URL

요청을 전송할 외부 시스템의 웹훅 주소를 입력합니다.

 

 

② 사용자 지정 헤더

요청 시 함께 전달할 헤더 정보를 설정할 수 있습니다.
예: 인증 토큰, API 키 등

 

 

③ 웹 요청 본문

앱 데이터가 웹 요청 본문 형식으로 전송됩니다.
자세한 요청 데이터 형식은 자동화 발신웹훅 페이로드 본문 구성을 참고하세요.

 

 

④ 웹훅 구성의 유효성 검사

웹훅 URL과 요청 데이터를 입력한 후, 유효성 검사를 실행하여 웹훅 엔드포인트가 정상적으로 요청을 수신하고 응답하는지 확인할 수 있습니다.