메일/그룹웨어 매뉴얼
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• 보안 메일은 이용 중인 하이웍스 상품에 보안 메일 또는 매니지드 옵션이 추가된 경우 이용 가능한 서비스입니다. 만일 이용 중인 상품이 보안 메일 기능을 제공하지 않는 경우, 플랜 변경을 통해 보안 메일을 이용할 수 있습니다. |
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• 암호 메일은 정보 유출을 막기 위한 통제 메일을 의미합니다. 암호 메일 설정 시 메일 통제를 위해 열람 시 비밀번호, 열람 횟수, 열람 유효 기간 등의 설정이 필요합니다. 메일 통제 설정은 메일 발송자가 직접 하게 되며 발송되는 메일은 수신자에게 링크 URL로 제공됩니다. |
하이웍스 보안 메일에서는 사내 정보 보안을 위해 특정 사용자의 발신을 통제할 수 있는 암호 메일 기능을 제공합니다.
암호 메일 설정 방법은 아래 매뉴얼을 참고해주세요.
전체 관리자(슈퍼 관리자)의 암호 메일 설정하기
1. 하이웍스 오피스에 전체 관리자(슈퍼 관리자) 계정으로 로그인합니다.
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• 하이웍스 전용 오피스 주소는 login.office.hiworks.com/회사도메인 입니다. 예) https://login.office.hiworks.com/gabiaedu.com
• DNS 레코드 설정이 완료되지 않았다면 [메일 > 메일 사용을 위한 사전 준비 > 도메인 연결하기] 매뉴얼을 참고하세요. |
① 하이웍스 계정 아이디를 입력 후 [다음]을 클릭합니다.
② 하이웍스 계정 비밀번호를 입력 후 [로그인]을 클릭합니다.
2. 로그인 후 오피스 홈에서 [하이웍스 관리]를 클릭합니다.
3. [하이웍스 관리 > 메일 관리 > 보안 메일]을 클릭합니다.
4. [보안 메일 > 암호/승인메일 설정]을 클릭합니다.
1) [암호 메일 설정]을 클릭합니다.
2) 암호 메일 설정 시 원하는 조건을 선택한 후 [저장]을 클릭합니다.
메일 발송 시 사내와 사외 구분은 메일 주소의 도메인으로 판단합니다.
설정 이후 사용자가 조건에 맞는 메일을 발송하면 암호 메일로 자동 발송됩니다.
사용자의 암호 메일 발송, 확인 및 설정하기
1. 하이웍스 오피스에 암호메일을 발송할 계정으로 로그인합니다.
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• 하이웍스 전용 오피스 주소는 office.hiworks.com/회사도메인 입니다. 예) https://office.hiworks.com/gabiaedu.com
• DNS 레코드 설정이 완료되지 않았다면 [메일 > 메일 사용을 위한 사전 준비 > 도메인 연결하기] 매뉴얼을 참고하세요. |
① 하이웍스 계정 아이디를 입력 후 [다음]을 클릭합니다.
② 하이웍스 계정 비밀번호를 입력 후 [로그인]을 클릭합니다.
2. 로그인 후 오피스 홈에서 [메일]을 클릭합니다.
3. 암호 메일 발송, 확인 및 설정을 진행합니다.
1) 암호 메일 발송하기
암호 메일을 사용으로 설정 후 모든 오피스 사용자는 [메일 > 편지쓰기]에서 메일 작성 후 [보내기]를 클릭하면 아래 설정 화면을 확인할 수 있습니다.
해당 정보 확인 후 [보내기]를 클릭하면 수신자에게 암호메일이 발송됩니다.
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• 위 설정 내용은 각 사용자 계정으로 로그인 후 [메일 > 환경설정 > 암호 메일 설정]에서 설정할 수 있습니다. |
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• 발송 후 열람 비밀번호를 반드시 수신자에게 알려주셔야 해당 메일을 읽을 수 있습니다. • 암호 메일의 사용 목적은 메일 보안을 위한 것으로 열람 비밀번호는 반드시 메일이 아닌 문자, 통화 등 다른 수단을 통해 전달하시기 바랍니다. |
2) 암호 메일 확인하기
(1) 메일 수신자는 메일 내용에 있는 링크를 클릭합니다.
(2) 전달받은 암호를 입력한 후 [확인]을 클릭합니다.
(3) 메일 내용을 확인합니다.
3) 사용자별 암호 메일 설정하기
[메일 > 환경설정 > 암호 메일 설정]을 클릭해 관련 정보를 설정 후 [저장]을 클릭합니다.
① 열람 비밀번호 설정: 열람 비밀번호 설정은 필수입니다. (8~12자리 숫자, 영문)
메일 열람 시 비밀번호는 발신인의 핸드폰 번호가 기본으로 설정되며 수정할 수 있습니다.
암호 메일은 발송 후 열람 비밀번호를 반드시 수신자에게 알려주셔야 해당 메일을 읽을 수 있습니다.
열람 비밀번호는 문자 등으로 발송 가능하며, 이때 문자 발송에 대한 비용이 발생합니다.
② 열람 횟수 설정: 1인 기준이며 최대 50회까지 설정할 수 있습니다.
③ 열람 유효기간 설정: 최대 365일(1년)까지 설정할 수 있습니다.
④ 암호 메일 언어 설정: 수신자에게 전달되는 암호 메일의 언어를 변경할 수 있습니다.
한국어가 아닌 다른 언어를 사용하는 수신자가 보다 편리하게 암호 메일을 조회할 수 있습니다.
⑤ [저장]을 클릭합니다.
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• 가비아 유튜브 채널에서 암호/승인 메일 설정 방법을 동영상으로 확인해 보세요. |
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