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임직원의 정보를 관리하는 메뉴입니다. 

임직원 목록에서 생성된 사용자의 계정을 수정하거나, 인사 정보를 입력하고 관리할 수 있습니다.

 

임직원 정보를 관리하는 방법은 아래와 같은 방법으로 진행할 수 있습니다.

 

 

1. 하이웍스 오피스에 로그인합니다.

 

 

 

• 하이웍스 전용 오피스 주소는 login.office.hiworks.com/회사도메인 입니다.   예)  https://login.office.hiworks.com/gabiaedu.com    •  DNS 레코드 설정이 완료되지 않았다면 [메일 > 메일 사용을 위한 사전 준비 > 도메인 연결하기] 매뉴얼을 참고하세요.

 

① 하이웍스 계정 아이디를 입력 후 [다음]을 클릭합니다.
② 하이웍스 계정 비밀번호를 입력 후 [로그인]을 클릭합니다.

 

2. 로그인 후 오피스 홈에서  메뉴 아이콘 클릭 후 [인사/회계]를 클릭합니다.

 

 

•  [오피스 홈 > 인사/회계] 메뉴는 전체 관리자, 인사관리자, 회계관리자만 접근 가능한 메뉴입니다.

 

 

3. [조직/임직원관리 > 임직원 관리]를 클릭해 생성된 사용자의 계정을 수정하거나, 확장된 인사 정보를 입력, 관리합니다.

 

1) 임직원 목록 확인하기

 

 

① [임직원 관리]를 클릭합니다.
② [임직원 목록]의 사용자 정보에서 인사 정보 항목을 추가로 관리할 수 있습니다.
③ [계정 등록 바로가기]링크를 통해 사용자 관리로 이동할 수 있습니다.
- [사용자 관리]는 전체 관리자만 접속할 수 있습니다.
④ 재직 상태, 소속 조직, 근로형태로 필터링하여 조회할 수 있습니다.
- 재직 상태 : 전체, 입사 예정, 재직 중, 휴직, 퇴직 상태로 구분 가능합니다.
- 소속 조직 : 오피스에 설정된 조직도로 소속 임직원을 조회할 수 있습니다.
- 근로형태 : 오피스에 생성된 근로형태 기준으로 임직원을 조회할 수 있습니다.
⑤ [엑셀 다운로드] 버튼을 클릭하여 기본 정보 외 추가되는 인사 정보 항목들을 다운로드 할 수 있습니다.
⑥ [설정 > 항목설정]에서 입력 항목을 설정 할 수 있습니다.

 

•  [계정 등록 바로가기]는 전체 관리자만 접근 가능한 메뉴입니다.

 

 

2) 항목 설정하기

임직원 목록의 [항목 설정] 메뉴에서 임직원 정보의 항목별 수정/사용/공개 여부를 커스텀할 수 있습니다.

 

2.1) 기본 정보 설정하기

 

 

① [기본 정보 설정]탭에서 기본 정보 항목의 수정/공개 여부를 설정합니다. 
② 사용자 수정 여부 : 내 정보 설정에서 사용자가 직접 수정 가능하도록 설정하거나, 관리자만 수정 가능으로 설정할 수 있습니다.
③ 정보 공개 여부 : 공개 여부 설정에 따라 조직도 내 동료 인사카드의 정보 공개여부가 설정됩니다. 
④ [저장]을 클릭하여 내용을 저장합니다.

 

•  전체 임직원 정보가 업데이트되기까지  최대 3시간이 소요될 수 있습니다.

 

 

2.2) 인사 정보 설정하기

 

 

① [인사 정보 설정]탭에서 인사 정보 항목의 사용/수정 여부를 설정합니다. 
② 사용 여부
- 제공되는 인사 정보의 사용 여부를 설정합니다.
- [사용]으로 설정 시 사용자 정보에 인사 정보 탭이 추가됩니다. 초기 설정은 모두 [사용 안 함]입니다.
③ 사용자 수정 여부
- 인사 정보 항목의 사용자의 수정/노출 여부를 설정합니다.
- [노출 안 함] 설정 시 내 정보 설정 메뉴에는 제공되지 않으며, 관리자 메뉴에서만 사용/관리할 수 있습니다.
④ [저장]을 클릭하여 내용을 저장합니다.

 

 

2.3) 추가 정보 설정하기

 

 

① [추가 정보 설정]탭에서 우리 회사만의 항목을 생성/관리할 수 있습니다.
② [추가하기]를 클릭합니다.
③ 항목명, 형식, 사용 여부, 수정 여부를 설정합니다.
- 형식은 [Y/N, 날짜형, 선택형, 텍스트형, 첨부파일]을 제공합니다. 한 번 생성된 항목의 형식은 변경할 수 없습니다.
- 생성된 추가 항목 삭제 시 해당 항목에 기록된 모든 정보는 함께 삭제되며 복구할 수 없습니다.
④ 추가항 항목을 수정/삭제할 수 있습니다.
⑤ [저장]을 클릭하여 내용을 저장합니다.

 

 

3) 사용자 개별 수정하기

임직원의 기본 정보, 인사 정보를 등록/수정하고, 인사 발령 이력을 확인하거나 추가 할 수 있습니다.

 

3.1) 사용자의 기본 정보 수정하기

임직원 목록에서 정보 수정하고 싶은 사용자의 ID를 클릭 후 사용자의 기본 정보를 등록 또는 수정 할 수 있습니다.

 

 

① [기본 정보]탭에서 사용자의 기본 정보를 확인합니다.
② 임직원의 기본 정보 등록/수정 후 [저장]을 클릭하여 내용을 저장합니다.
③ [인쇄]를 클릭하면 인사 카드를 출력 할 수 있습니다.

 

 

3.2) 사용자 인사 정보 등록/수정하기

사용자 수정 화면에서 [인사 정보]탭을 클릭하여 임직원의 인사 정보를 등록/수정 할 수 있습니다.

 

 

① [인사 정보]탭에서 사용자의 인사 정보를 확인합니다.
- 인사 관련 정보를 관리 할 수 있습니다.
- 항목 설정의 사용 여부 설정에 따라 항목이 노출됩니다. 기본값은 모두 [사용 안 함]입니다.
② 인적 사항을 등록/수정합니다.
- 성별, 국적, 급여정보를 등록 할 수 있습니다.
③ 그 외 인사 정보 항목
- [항목 설정 > 인사 정보 항목]에서 사용으로 설정한 항목을 제공합니다.
- 경력 사항, 학력 사항, 자격 사항, 어학 사항, 병역 사항, 보훈 사항, 장애 구분, 가족 사항
- 병역 사항은 1개 데이터만 입력 가능합니다.
④ 추가 정보
- [항목 설정 > 추가 정보 설정] 에서 생성한 항목을 제공합니다.

 

•  항목 설정의 사용 여부 설정에 따라 항목이 노출됩니다. 기본값은 모두 [사용 안 함] 입니다. • 인사정보와 추가정보 모두 사용 안 함으로 설정된 경우 인사 정보 탭은 제공되지 않습니다. • [병역 사항] 외 모든 항목은 여러건의 데이터를 추가할 수 있으며, 갯수 제한 및 필수값 지정은 없습니다.

 

3.3) 발령 이력 등록/삭제하기

임직원의 조직개편/인사발령 이력을 확인/삭제/등록 할 수 있습니다.

 

 

① [발령 이력] 탭에서 임직원의 발령 이력을 확인/삭제/등록합니다.
② [+직접 추가]를 클릭하여 발령 이력을 등록합니다.
③ [+직업 추가]를 클릭하면 발령일, 구분, 소속 조직, 직위, 내용 입력란이 노출됩니다.
④ 삭제하고 싶은 이력을 체크한 후 [삭제]를 클릭하여 발령 이력을 삭제합니다.
⑤ [취소]를 클릭하여 입력 항목을 취소하거나, [저장]을 클릭하여 입력 항목을 저장합니다.

 

 

4) 사용자 일괄 수정하기

 

[인사/회계 > 조직/임직원 관리 > 임직원 관리]에서 [일괄 수정]을 클릭합니다.

 

 

[임직원 정보 업데이트용 파일 다운로드]를 클릭하고 수정할 항목과 조직을 선택해 다운로드합니다.

 

 

① [임직원 정보 업데이트용 파일 다운로드]를 클릭합니다.
② 수정할 항목인 기본정보, 인적사항, 경력사항, 학력사항 중 선택합니다.
③ [다운로드]를 클릭합니다.

 

경력사항과 같이 하나의 계정에 여러건의 데이터 등록이 가능한 정보의 경우 ID를 중복으로 추가하여 반영이 가능합니다.

 

 

•  항목 설정에서 사용 안함으로 설정한 항목의 경우, 파일 다운로드 항목에서 제공되지 않습니다. • 수정 항목 선택 중 기본정보 선택 시 상세 수정 항목을 선택하여 다운로드 및 수정할 수 있습니다. • 그 외 정보의 경우 상세 선택 없이 수정 항목과 대상 부서 선택만 제공됩니다.

 

엑셀 파일 작성을 완료했다면 [불러오기]를 클릭해 저장한 파일을 불러옵니다.

 

 

① [불러오기]를 클릭합니다.
② 저장한 파일명을 클릭합니다.
③ [열릭]를 클릭합니다.

 

 

형식에 맞게 작성한 엑셀 파일을 업로드 시 자공으로 데이터가 하단에 입력됩니다.

입력된 정보를 확인한 다음 화면 하단 [수정하기]를 클릭합니다.

 

 

① 불러온 데이터를 확인하고 등록할 계정 좌측의 체크박스를 체크합니다.
② 선택한 계정의 정보를 삭제 /근로형태 수정 / 소속 조직 수정 / 직위 수정 / 직무 수정 합니다.
③ [수정하기]를 클릭하여 일괄 수정을 완료합니다.

 

• 사용자 일괄 수정은 [인사/회계 > 조직/임직원 관리 > 조직관리]에 설정된 레벨과 조직명이 일치해야 업로드가 가능합니다. • 수정할 항목으로 선택하지 않은 경우 항목명이 { }로 표시됩니다. 항목명이 { }안에 있는 정보는 업데이트되지 않습니다.      • 샘플 파일 내 내용을 빈칸으로 남겨둘 경우, 입력되어 있던 정보가 삭제되니 유의하세요.                      • 근무관리 기능을 사용하지 않는 경우, 근로형태는 기본값으로 출력되며 수정할 수 없습니다.                     • 소속 조직의 상위 조직을 모두 확인하여 | 기호를 이용하여 조직 레벨을 차례로 입력해 주세요. 예) 소속 조직이 4레벨인 경우, 1레벨조직명|2레벨조직명|3레벨조직명|4레벨조직명을 모두 입력해야 합니다.                      • 입사일을 수정하는 경우, 변경한 입사일을 기준으로 휴가가 재생성됩니다.

 

 

5) 사용자 프로필 사진 일괄 등록이 가능합니다.

 

 

① [인사/회계 > 조직/임직원관리 > 임직원관리] 에서 [프로필 사진 일괄 등록]을 클릭합니다.
② 프로필 사진의 등록 기준을 선택합니다. 등록 가능한 이미지 종류는 jpeg, jpg, gif, png, bmp이며, 최대 권장 사이즈는 330x330px(10MB미만)입니다.
③ 이미지zip 파일을 만든 후 .zip 파일로 저장한 후 [불러오기]를 클릭합니다.
④ [등록]을 클릭하면 저장한 사번 또는 ID를 기준으로 프로필 사진이 일괄 등록됩니다.
- 파일 중 오류 내역이 있는 경우 오류 건만 등록 실패되며, 실패 내역을 확인할 수 있습니다.