메일/그룹웨어 매뉴얼
Home > 메일/그룹웨어 > 메일 > 공용 메일 사용하기 > 공용메일 이용하기
공용메일은 다른 사용자들과 함께 이용할 수 있는 업무용 메일이며, 사용자 계정으로 이용하는 개인 메일과는 다른 형태의 메일입니다.
공용메일을 사용하려면 먼저, 공용메일 계정 생성 및 사용할 공용메일에 사용자 계정으로 포함되어있어야 합니다.
공용메일 생성 및 사용자 추가 방법은 [메일/그룹웨어 > 메일 > 공용메일 사용하기 > 공용메일 생성/관리하기 > 공용메일 생성/관리하기] 매뉴얼을 확인해 주세요.
공용메일 본문 영역 기능은 아래와 같습니다.
1. 하이웍스 오피스에 로그인합니다.
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• 하이웍스 전용 오피스 주소는 login.office.hiworks.com/회사도메인 입니다. 예) https://login.office.hiworks.com/gabiaedu.com
• DNS 레코드 설정이 완료되지 않았다면 [메일 > 메일 사용을 위한 사전 준비 > 도메인 연결하기] 매뉴얼을 참고하세요. |
① 하이웍스 계정 아이디를 입력 후 [다음]을 클릭합니다.
② 하이웍스 계정 비밀번호를 입력 후 [로그인]을 클릭합니다.
2. 로그인 후 오피스 홈에서 [공용메일]을 클릭합니다.
3. [사용할 공용메일 이름 > 확인할 편지함 이름(전체 편지함, 받은 편지함, 보낸 편지함, 생성한 라벨 편지함 이름) > 확인할 메일 제목]을 클릭합니다.
1) [답장], [전체 답장]을 클릭해 메일을 회신할 수 있습니다.
2) [전달]을 클릭해 다른 메일 주소로 메일을 전달할 수 있습니다.
3) [삭제]를 클릭해 메일 삭제할 수 있습니다. 공용 메일은 별도 휴지통이 존재하지 않아 메일이 완전 삭제됩니다.
삭제된 메일은 복구가 불가하니 삭제 전 백업 여부를 반드시 확인해 주세요.
4) [담당자 설정]을 클릭해 담당자를 선택 후 [확인]을 클릭해 해당 메일의 담당자를 지정 수 있습니다.
담당자를 설정한 경우, 본문에서 담당자 이름이 표시됩니다.
5) [이동]을 클릭 후 편지함의 라벨 설정/제거 또는 [편지함 관리]를 클릭해 라벨을 관리할 수 있습니다.
라벨은 개인 메일에서 개인 편지함과 같은 용도입니다. 공용메일에서는 라벨을 설정해 라벨 편지함으로 이동해 모아 볼 수 있습니다. 라벨이 생성되면 왼쪽 공용메일 메뉴 목록에 라벨 편지함이 생성됩니다.
① 원하는 라벨이 없다면 새 라벨 이름을 입력 후 [+]를 클릭해 새로운 라벨을 만들 수 있습니다.
② 라벨 목록에서 지정할 [라벨 이름]을 클릭해 라벨을 설정할 수 있습니다. 라벨을 설정한 경우, 전체 편지함 목록에서 메일 제목 앞에 라벨이 표시됩니다.
③ [편지함 라벨 제거]를 클릭해 설정된 라벨을 제거할 수 있습니다.
- 선택한 편지가 받은 메일이면 '받은 편지함'으로 이동됩니다.
- 선택한 편지가 보낸 메일이면 '보낸 편지함'으로 이동됩니다.
④ [라벨 관리]를 클릭해 새로운 라벨을 만들 수 있습니다.
- 새 라벨 생성: 새 라벨 이름을 입력 후 [추가]를 클릭합니다.
- 라벨 수정: 수정할 라벨 우측 [수정]을 클릭해 라벨 이름을 수정 후 [확인]을 클릭합니다
- 라벨 삭제: 사용하지 않은 라벨은 [삭제]를 클릭해 삭제할 수 있습니다.
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• 삭제된 라벨은 복구되지 않습니다. • 라벨 삭제 시, 해당 라벨 편지함에 있던 메일은 모두 삭제되고 복구가 불가하니 라벨 삭제 전 편지함의 라벨을 제거하거나 백업 여부를 반드시 확인해 주세요. |
6) [인쇄]를 클릭 후 나타난 팝업창에서 [인쇄]를 클릭해 메일 본문을 인쇄할 수 있습니다.
브라우저와 연결된 기본 프린터가 있어야 하며, 사용 브라우저에 따라 이미지가 다를 수 있습니다.
아래 이미지에 사용된 브라우저는 Internet Explorer 11입니다.
7) [다운로드(PC저장)]을 클릭해 사용자 PC에 다운로드할 수 있습니다.
다운로드한 메일은 EML 파일 확장자로 저장되며, EML 파일을 지원하는 메일 프로그램에서만 열람이 가능합니다.
8) [별 아이콘]을 클릭해 중요한 메일을 선택해 둘 수 있습니다. [별 아이콘]을 재 클릭 시 별 표시가 해제됩니다.
9) [수신거부]를 클릭 후 나타난 팝업창에서 선택한 메일의 [발송자 이메일] 또는 [도메인 주소]를 선택 후 [확인]을 클릭해 수신을 거부할 수 있습니다.
10) [조회확인]을 클릭해 공용메일 사용자의 메일 조회 상태를 확인할 수 있습니다.
11) 선택한 메일의 작업 사항(담당자, 라벨 지정 등)이 있다면 작업 로그가 자동으로 표시됩니다, 작업 로그는 최근 10개까지 확인할 수 있습니다.
12) 선택한 메일에 의견 제시가 필요한 경우 댓글 입력창에 의견을 기재하고 [등록]을 클릭할 수 있습니다.
등록된 댓글은 본문 영역 하단에서 확인할 수 있습니다.
등록한 댓글은 수정이 불가하며, [삭제]를 클릭해 삭제할 수 있습니다.
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