메일/그룹웨어 매뉴얼
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공용메일은 다른 사용자들과 함께 이용할 수 있는 업무용 메일이며, 사용자 계정으로 이용하는 개인 메일과는 다른 형태의 메일입니다.
공용메일을 사용하려면 먼저, 공용메일 계정 생성 및 사용할 공용메일에 사용자 계정으로 포함되어있어야 합니다.
공용메일 생성 및 사용자 추가 방법은 [메일/그룹웨어 > 메일 > 공용메일 사용하기 > 공용메일 생성/관리하기 > 공용메일 생성/관리하기] 매뉴얼을 확인해 주세요.
공용메일 편지함 목록 영역 기능은 아래와 같습니다.
1. 하이웍스 오피스에 로그인합니다.
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• 하이웍스 전용 오피스 주소는 login.office.hiworks.com/회사도메인 입니다. 예) https://login.office.hiworks.com/gabiaedu.com
• DNS 레코드 설정이 완료되지 않았다면 [메일 > 메일 사용을 위한 사전 준비 > 도메인 연결하기] 매뉴얼을 참고하세요. |
① 하이웍스 계정 아이디를 입력 후 [다음]을 클릭합니다.
② 하이웍스 계정 비밀번호를 입력 후 [로그인]을 클릭합니다.
2. 로그인 후 오피스 홈에서 [공용메일]을 클릭합니다.
3. [사용할 공용메일 이름]을 클릭 후 [확인할 편지함 이름(전체 편지함, 받은 편지함, 보낸 편지함, 생성한 라벨 편지함 이름)]을 클릭합니다.
1) 전체 편지함 목록에서는 받은 메일과 보낸 메일이 모두 표시됩니다.
① 해당 버튼을 클릭하면 현재 공용메일의 사용자를 확인할 수 있습니다.
② 톱니바퀴 아이콘을 클릭하면 편지함 목록의 간격(좁게보기, 표준보기)과 표시 개수(10개, 20개, 30개)를 설정할 수 있습니다. [스팸메일 보기]를 클릭하면 스팸으로 분류된 메일을 확인할 수 있습니다. 또한, [사용 현황]과 [환경 설정] 메뉴로 접근할 수 있습니다
③ [게시판형] 버튼을 클릭해 편지함 목록을 정렬(게시판형, 날짜, 보낸 사람, 제목 오름차순, 제목 내림차순)할 수 있습니다. 기본 정렬 방식은 게시판형입니다.
④ 받거나 보낸 메일을 답장/전달하는 경우 선택한 메일에 댓글 형식으로 표시됩니다.
⑤ 전체 편지함 목록에서 받은 메일은 [메일 발송자명]으로 표시됩니다.
⑥ 전체 편지함 목록에서 보낸 메일은 [공용메일 이름(보낸 사용자명)]으로 표시됩니다.
⑦ 댓글이 입력된 경우 제목 우측 [댓글 개수] 형식으로 표시됩니다.
2) [모든 메일]버튼을 클릭해 특정 메일(모든 메일, 중요 메일, 첨부 메일, 안 읽은 메일, 읽은 메일)만 선택해 볼 수 있습니다.
3) [전체] 또는 특정 메일만 선택해 추가 작업(삭제, 수신거부, 담당자 설정, 이동, 다른 작업)을 진행할 수 있습니다.
(1) [삭제]를 클릭해 메일 삭제할 수 있습니다. 삭제된 메일은 복구가 불가하니 삭제 전 백업 여부를 반드시 확인해 주세요.
(2) [수신거부]를 설정해 선택한 메일의 발송자 메일 주소에서 도착되는 메일은 수신 거부할 수 있습니다.
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• 수신 거부한 메일 주소는 이후 동일한 메일 주소에서 발송 시 메일이 반송되어 수신 자체가 차단됩니다. 공용메일은 별도 스팸 편지함이 없으므로 수신 거부한 메일을 스팸 편지함에서 확인이 불가합니다. |
(3) [담당자 설정]을 클릭해 담당자를 선택 후 [확인]을 클릭하면 해당 메일의 담당자를 지정할 수 있습니다.
담당자를 설정한 경우, 전체 편지함 목록에서 메일 제목 뒤에 담당자가 아이콘으로 표시됩니다.
담당자 아이콘을 클릭하면 담당자 이름을 확인할 수 있습니다.
(4) [이동]을 클릭 후 편지함의 라벨 설정/제거 또는 [편지함 관리]를 클릭해 라벨을 관리할 수 있습니다.
라벨은 개인 메일에서 개인 편지함과 같은 용도입니다. 공용메일에서는 라벨을 설정해 라벨 편지함으로 이동해 모아 볼 수 있습니다. 라벨이 생성되면 왼쪽 공용메일 메뉴 목록에 라벨 편지함이 생성됩니다.
① 원하는 라벨이 없다면 새 라벨 이름을 입력 후 [+]를 클릭해 새로운 라벨을 만들 수 있습니다.
② 라벨 목록에서 지정할 [라벨 이름]을 클릭해 라벨을 설정할 수 있습니다. 라벨을 설정한 경우, 전체 편지함 목록에서 메일 제목 앞에 라벨이 표시됩니다.
③ [편지함 라벨 제거]를 클릭해 설정된 라벨을 제거할 수 있습니다.
- 선택한 편지가 받은 메일이면 '받은 편지함'으로 이동됩니다.
- 선택한 편지가 보낸 메일이면 '보낸 편지함'으로 이동됩니다.
④ [라벨 관리]를 클릭해 새로운 라벨을 만들 수 있습니다.
- 새 라벨 생성: 새 라벨 이름을 입력 후 [+]를 클릭합니다.
- 라벨 수정: 수정할 라벨 우측 [수정]을 클릭해 라벨 이름을 수정 후 [확인]을 클릭합니다
- 라벨 삭제: 사용하지 않은 라벨은 [삭제]를 클릭해 삭제할 수 있습니다.
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• 삭제된 라벨은 복구되지 않습니다. • 라벨 삭제 시, 해당 라벨 편지함에 있던 메일은 모두 삭제되고 복구가 불가하니 라벨 삭제 전 편지함의 라벨을 제거하거나 백업 여부를 반드시 확인해 주세요. |
(5) [다른 작업]을 클릭해 메일의 별 표시/제거 및 사용자 PC에 다운로드할 수 있습니다.
① [별 표시]를 클릭해 중요한 메일을 선택해 둘 수 있습니다. [별 제거]를 재 클릭 시 별 표시가 해제됩니다.
편지함 목록에서 [별 아이콘]을 클릭해 중요한 메일을 선택해 둘 수 있습니다. [별 아이콘]을 재 클릭 시 별 표시가 해제됩니다.
② [다운로드(PC저장)]을 클릭해 사용자 PC에 다운로드할 수 있습니다.
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