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Home > 메일/그룹웨어 > 경리회계 > 경비지출관리 사용하기 > 내 경비지출 사용하기
개인 경비는 사용자가 선지출 후 경비를 청구하면, 회계담당자가 지출 내용을 확인한 후 개인의 계좌로 송금하는 방식으로 사전에 직원 계좌 정보를 반드시 등록해 주셔야 합니다. 또한, 법인카드 지출 결의와 다르게 거래내역을 카드사에서 수집하지 않기 때문에 직접 거래 내역을 입력한 후에 경비를 청구할 수 있으니 이용에 참고해 주세요.
거래내역 추가하기
1. 하이웍스 오피스에 로그인합니다.
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• 하이웍스 전용 오피스 주소는 login.office.hiworks.com/회사도메인 입니다. |
① 하이웍스 계정 아이디를 입력 후 [다음]을 클릭합니다.
② 하이웍스 계정 비밀번호를 입력 후 [로그인]을 클릭합니다.
2. 로그인 후 오피스 홈에서 [근무/경비처리]를 클릭합니다.
3. [내 경비지출]을 클릭 후 [개인경비]를 클릭합니다.
4. 개인경비에서 기간을 선택한 후 [조회]를 클릭합니다. 이 때, 개인계좌가 등록되어 있지 않으면 내역 추가가 불가하기 때문에 계좌 정보가 조회되지 않을 경우 사내 관리자에게 문의해 주세요.
5. [내역추가]를 클릭합니다.
① 거래유형과 상관없이 적요와 증빙 첨부는 필수값 입니다.
② 증빙 종류가 일반영수증 / 개인카드 / 현금영수증 / 현금영수증(면세)면 거래처를 직접 입력해야 하지만, 세금계산서 / 계산서일 경우, 등록된 거래처 중에 선택하여 정보를 가져올 수 있습니다.
③ 증빙을 세금계산서를 선택하면 세액(부가세)을 필수로 입력해야 합니다.
④ 증빙을 현금영수증이나 현금영수증(면세)를 선택하면 현금영수증 번호를 필수로 입력해야 합니다.
6. 거래 내역을 입력한 후 [저장]을 클릭하면 추가가 완료됩니다.
거래내역 수정/삭제
거래내역 추가 후 결재 전까지는 자유롭게 수정 및 삭제가 가능하며, 방법은 아래 내용을 참고해 주세요.
거래내역 삭제하기
1. 삭제하고자 하는 거래를 선택 후 [삭제]를 클릭합니다.
거래내역 수정하기
1. 수정하고자 하는 거래를 선택 후 [수정]을 클릭합니다.
2. 원하는 항목을 수정 후 아래 [수정]을 클릭합니다.
개인경비 기안하기
1. 거래 내역 중 청구할 거래를 선택한 후 [경비 청구]를 클릭합니다.
예산 사용 중일 경우 경비청구 선택시 예산 확인창이 노출 됩니다,
예산 설정 상태에 따라 경비청구 기안이 불가능 할 수도 있습니다.
2. 문서 내용을 수정한 후 [기안하기]를 클릭하면 경비 청구가 완료됩니다.
① 기본설정 : 보존 연한과 보안 등급을 선택합니다.
1) 문서종류 : 지출결의 – 개인경비로 지정되어 있으며, 변경할 수 없습니다.
2) 보존연한 : 문서에 맞는 보존연한을 선택합니다. 관리자에 의해 변경이 금지된 경우 보존 연한을 변경할 수 없습니다.
3) 보안등급 : 문서에 맞는 보안등급을 선택합니다. 관리자에 의해 변경이 금지된 경우 보안 등급을 변경할 수 없습니다.
② 결재선 : 관리자가 결재선을 설정해놓은 경우 결재선이 지정되어 있으며, 설정하지 않은 경우 사용자가 직접 설정해야 합니다.
③ 제목 : 거래가 발생한 월의 "0000년 00월 지출결의 – 개인경비"로 자동 작성되며, 수정할 수도 있습니다.
④ 거래구분 : 회계기준월은 거래가 발생한 월로, 이외의 항목들은 개인경비 기준으로 자동 입력됩니다.
⑤ 거래내역 : 경비청구 시 선택한 거래들이 계정과목별로 그룹화되어 자동으로 작성됩니다.
개인경비 대리기안하기
대리기안자로 지정된 경우 지출자를 대신하여 개인경비 대리기안이 가능합니다.
1. 대리기안할 지출자를 선택 후 [조회]를 클릭합니다.
예) '이대리'가 '박사원'을 대신하여 대리기안하는 경우
2. 기안할 거래를 선택한 후 [경비청구]를 클릭합니다.
3. 문서내용 수정 후 [기안하기]를 클릭하면 대리 기안이 완료되며, 대리기안 시 지출자는 대리 기안자의 다음 결재자로 지정됩니다.
지출자가 지정 결재선으로 합의, 재무, 참조에 포함되어 있으면 다음 결재자로 지정되지 않고 지정 결재선의 순서를 따릅니다.
예) '보안점검'이 합의 지정 결재자일 때, 이대리가 대리 기안 시 다음 결재자로 지정되지 않고 합의에 위치
기안 취소하기
결재가 진행 중이면 언제든지 기안을 취소할 수 있으며, 기안 취소가 완료된 상태에서는 수정 후 재 기안도 가능합니다.
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• 기안 취소는 [전자결재 사용하기 > 결재 문서 변경하기]를 참고해주세요. |
