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전체 관리자(슈퍼 관리자)는 오피스 전체의 로그인 보안을 강화할 수 있습니다.
오피스 전체 사용자의 비밀번호 변경 주기 설정, 로그인 2단계 인증 설정 방법은 아래와 같습니다.
1. 하이웍스 오피스에 전체 관리자(슈퍼 관리자) 계정으로 로그인합니다.
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• 하이웍스 전용 오피스 주소는 login.office.hiworks.com/회사도메인 입니다. 예) https://login.office.hiworks.com/gabiaedu.com
• DNS 레코드 설정이 완료되지 않았다면 [메일 > 메일 사용을 위한 사전 준비 > 도메인 연결하기] 매뉴얼을 참고하세요. |
① 하이웍스 계정 아이디를 입력 후 [다음]을 클릭합니다.
② 하이웍스 계정 비밀번호를 입력 후 [로그인]을 클릭합니다.
2. 로그인 후 오피스 홈에서 [오피스관리]를 클릭합니다.
3. [오피스 관리 > 환경설정 > 보안]을 클릭합니다.
1) 비밀번호 변경 정책 설정하기
[보안 > 비밀번호 변경 정책]을 클릭합니다.
오피스 전체 사용자의 하이웍스 로그인 비밀번호를 주기적으로 변경하도록 설정하려면 [적용함]을 선택해 비밀번호 변경 주기(30일, 60일, 90일, 120일, 150일, 180일) 지정 후 [저장]을 클릭합니다.
오피스 전체 사용자의 하이웍스 로그인 비밀번호 주기를 설정하지 않으려면 [적용 안 함]을 선택 후 [저장]을 클릭합니다.
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• 비밀번호 변경 정책을 적용한 경우, 적용한 일시가 지난 후 기존 비밀번호로는 하이웍스에 로그인할 수 없습니다. • 해당 일시 이후 하이웍스 오피스 로그인 후 비밀번호를 재설정해야만 정상적인 서비스 이용이 가능합니다. |
비밀번호 변경 정책을 적용한 오피스에서 비밀번호 변경 주기가 지난 사용자 계정으로 로그인 시 아래와 같은 비밀번호 변경 페이지로 이동됩니다. 현재 비밀번호와 새로운 비밀번호를 입력 후 [변경하기]를 클릭 해 새로운 비밀번호로 서비스를 이용할 수 있습니다.
2) 2단계 인증 사용하기
2단계 인증은 사용자 계정의 로그인 보안을 강화할 수 있는 기능으로, 로그인 단계에서 비밀번호 외에 추가로 OTP 번호(일회용 인증번호)를 입력해야만 로그인할 수 있습니다.
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• 2단계 인증을 사용하려면 Google OTP 앱이 설치된 모바일 기기(안드로이드, iOS)가 필요합니다. Android는 Google Play Store에서 ‘Google OTP’를, iOS는 App Store에서 ‘Google Authenticator’를 검색해 앱을 설치합니다. • 2단계 인증을 사용하는 경우 오피스 전체 또는 사용자의 POP3/SMTP 설정이 '사용 안 함'으로 되어 있어야 합니다. • 보안메일을 사용하는 경우, 보안메일의 POP3/SMTP 설정에서 예외 사용자가 등록되어 있으면 오피스 전체의 2단계 인증을 적용할 수 없습니다. |
2단계 인증을 사용하도록 설정하는 방법은 아래와 같습니다.
[보안 > 2단계 인증]을 클릭합니다.
① 사용자 개인적으로 2단계 인증 사용 설정을 원하는 경우, [오피스 사용자가 2단계 인증 사용 여부를 개인적으로 설정할 수 있습니다.]를 선택합니다. 사용자 개인적으로 사용을 설정한 경우, 사용자가 직접 2단계 인증을 설정하는 방법은 [메일/그룹웨어 > 메일 > 메일 사용하기 > 내 계정 설정 > 보안 설정하기] 매뉴얼을 참고해 주세요.
② 오피스 전체 사용자의 2단계 인증 사용 설정을 원하는 경우, [오피스 모든 사용자가 2단계 인증을 사용해야 하며, 사용 여부는 개인적으로 설정할 수 없습니다.]를 선택해 로그인한 전체 관리자(슈퍼 관리자)의 비밀번호를 입력 후 [확인]을 클릭합니다.
오피스 전체 사용을 설정한 경우, [예외 사용자 설정]을 클릭해 예외 사용자를 설정할 수 있습니다.
③ 변경사항을 확인 후 [저장]을 클릭합니다.
오피스 전체 사용을 설정한 이후, 사용자가 하이웍스 오피스에 재 로그인 시 아래와 같은 2단계 인증 설정(OTP설정) 페이지로 이동됩니다. 해당 화면에서 사용자가 직접 2단계 인증 설정을 진행해야 합니다.
3) 2단계 인증 사용 현황 관리하기
[보안 > 2단계 인증 사용 현황]을 클릭해 사용자의 2단계 인증 사용 여부, 2단계 인증 예외 처리 여부, 2단계 인증 사용자의 OTP 재설정을 진행할 수 있습니다.
① 이름, ID를 입력 후 [검색]을 클릭해 특정 사용자를 검색할 수 있습니다.
② [이름], [ID], [2단계 인증 사용 여부], [2단계 인증 예외 여부] 항목을 클릭해 항목 별로 내림 차순 또는 오름 차순으로 정렬할 수 있습니다.
③ 2단계 인증 예외 사용자로 지정하려면 해당 사용자 관리 항목의 [예외 처리]를 클릭합니다.
④ OTP 재설정을 처리한 사용자가 하이웍스 오피스에 재 로그인 해 2단계 인증 설정(OTP 설정)을 완료하기 전까지 상태는 [재설정 대기]로 표시됩니다.
⑤ 예외처리 사용자는 2단계 인증 예외 여부 항목에서 [사용제외]로 표시됩니다.
⑥ 2단계 인증 예외 처리된 사용자를 2단계 인증 사용자로 변경하려면 해당 사용자 관리 항목의 [예외 처리 취소]를 클릭합니다.
⑦ 2단계 인증 적용이 된 사용자는 2단계 인증 사용 여부 항목에서 [사용함]으로 확인됩니다.
⑧ 2단계 인증 사용자가 OTP를 확인할 수 없어 OTP 재설정이 필요한 경우, 해당 사용자 관리 항목의 [OTP 재설정]을 클릭해 등록된 OTP 설정을 초기화할 수 있습니다. OTP 재설정 처리 시, 사용자가 현재 로그인되어있다면 로그아웃되며 다시 로그인할 때 2단계 인증의 OTP를 새로 설정하게 됩니다.
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