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회사 법인카드가 지정된 사용자는 수집된 법인카드 거래 내역을 통해 지출결의를 기안할 수 있습니다.
지정된 카드가 없으면 법인카드 지출결의가 불가하며, 카드가 2개 이상인 경우 최근 등록된 카드가 선택되어 있을경우 다른 카드로 변경할 수 있습니다. 카드 사용 내역은 매일 새벽에 직전 30일의 내역이 수집되며, 사용자 혹은 관리자가 실시간으로 수집할 수도 있습니다. 단, 실시간 수집은 카드별로 1시간에 1번씩만 가능합니다.

 

 

법인카드 경비지출 기안하기

 

1. 하이웍스 오피스에 로그인합니다.

• 하이웍스 전용 오피스 주소는 login.office.hiworks.com/회사도메인 입니다.   예)  https://login.office.hiworks.com/gabiaedu.com

 

① 하이웍스 계정 아이디를 입력 후 [다음]을 클릭합니다.
② 하이웍스 계정 비밀번호를 입력 후 [로그인]을 클릭합니다.

 

2. 로그인 후 오피스 홈에서 [근무/경비처리]을 클릭합니다.

 

 

3. [내 경비지출]을 클릭합니다.

 

 

4. 법인카드 탭에서 기간과 카드를 선택 후 [조회]를 클릭합니다.

 

 

5. 수집된 거래 내역을 확인 후 지출결의에 필요한 추가정보를 입력합니다. 계정과목, 적요 등의 입력 정보들은 입력 시 자동으로 저장되며, 결재 전까지 자유롭게 수정할 수 있습니다. 거래 내역 목록에서 기본 항목 이외에도 관리자가 노출되는 항목을 추가로 설정할 수 있습니다.

 

 

① 지출 일자는 법인카드의 승인 일자입니다.

② 거래처명은 가맹점명으로 작성되어 있으며, 수정할 수 있습니다.

③ 계정과목은 경비지출용 계정과목으로 설정된 계정과목만 선택할 수 있습니다. 세부 항목이 존재하지 않은 계정과목은 계정 과목만 노출됩니다.

④ 지출자가 1개의 사업 부문에만 소속된 경우 자동으로 사업 부문이 지정되고, 2개 이상의 사업부문에 소속된 경우에는 직접 선택해야 합니다.

사업 부문은 필수값이 아니므로 속한 조직이 없으면 선택하지 않아도 됩니다.

⑤ 적요는 직접 입력해야 하며, 최근 입력된 4개의 적요에서 선택할 수도 있습니다.

⑥ 카드사에서 수집된 거래는 자동으로, 지출자가 내역추가한 거래는 수기로 노출됩니다. 삭제(무시) 처리 시 자동 거래는 무시 처리되며, 수기거래는 삭제 처리됩니다.

⑦ 결재상태(결재중 혹은 완료) 선택 시 해당 전자결재 문서로 이동됩니다. 이 때, 무시 상태의 거래는 해당되지 않습니다.

 

6. 입력 완료 후, 거래의 체크박스를 선택 후 [경비 청구]를 클릭합니다.

 

예산 사용 중일 경우 경비청구 선택시 예산 확인창이 노출 됩니다, 
예산 설정 상태에 따라 경비청구 기안이 불가능 할 수도 있습니다.  

 

7. 문서 내용 수정 후 [기안하기]를 클릭하면 법인카드 지출 결의가 완료됩니다.

 

 

① 기본설정 : 보존연한과 보안 등급을 선택합니다.

 1) 문서종류 : 지출결의 – 법인카드로 지정되어 있으며, 변경할 수 없습니다.

 2) 보존연한 : 문서에 맞는 보존연한을 선택합니다. 관리자에 의해 변경이 금지된 경우 보존 연한을 변경할 수 없습니다.

 3) 보안등급 : 문서에 맞는 보안등급을 선택합니다. 관리자에 의해 변경이 금지된 경우 보안 등급을 변경할 수 없습니다.

② 결재선 : 관리자가 결재선을 설정해놓은 경우 결재선이 지정되어 있으며, 설정하지 않은 경우 사용자가 직접 설정해야 합니다.

③ 제목 : 거래가 발생한 월의 "0000년 00월 지출결의 – 법인카드"로 자동 작성되어 있으나 수정할 수도 있습니다.

④ 거래구분 : 회계기준월은 거래가 발생한 월로, 이외의 항목들은 법인카드 기준으로 자동 입력됩니다.

⑤ 거래내역 : 경비청구 시 선택한 거래들이 계정 과목별로 그룹화되어 자동으로 작성됩니다.

 

 

법인카드 경비지출 대리 기안하기

 

대리기안자가 지정된 경우 지출자를 대신하여 대리 기안할 수 있습니다. 

 

1. 대리기안할 지출자와 카드를 선택 후 [조회]를 클릭합니다.

  예) '이대리'가 '박사원'을 대신하여 대리로 기안하는 경우

 

2. 수집된 거래내역을 확인 후 지출결의에 필요한 추가정보를 입력합니다. 입력 완료 후 기안할 거래를 선택하고, [경비청구]를 클릭합니다.

 

 

3. 문서내용 수정 후 [기안하기]를 클릭하면 대리기안이 완료됩니다. 대리기안 시 지출자는 대리기안자 다음 결재자로 지정됩니다.

 

 

지출자가 지정결재선으로 합의, 재무, 참조에 포함되어 있으면, 다음결재자로 지정되지 않고 지정결재선의 순서를 따릅니다.  

예) '보안점검'이 합의 지정결재자일 때, 이대리가 대리 기안 시 다음결재자로 지정되지 않고 합의에 위치

 

 

 

기안 취소하기

결재가 진행 중이면 언제든지 기안 취소를 할 수 있으며, 기안취소가 완료된 거래는 수정 후 다시 기안할 수 있습니다. 

 

•  기안 취소는 [전자결재 사용하기 > 결재 문서 변경하기]를 참고해주세요.

 

 

카드내역 실시간 수집하기

 

매일 자동으로 수집되는 카드내역 이외에 사용자가 기간을 설정 후 실시간 수집이 가능합니다. 실시간 수집은 카드별로 1시간에 1번만 가능하며, 카드사별로 수집 가능한 기간이 상이하니 아래 내용을 참고하시기 바랍니다.

 

• 카드사별 최대 수집(조회) 가능 기간은 아래와 같습니다.   법인카드 개인카드 비씨카드 제한없음(1개월 단위) 9개월(2개월 단위) 현대카드 제한없음(2개월 단위) 3개월 광주카드 10년(1년 단위) 연동 불가 하나카드 12개월 18개월 (3개월 단위) 국민카드 12개월 12개월(6개월 단위) NH농협카드 12개월 12개월(92일 단위) 우리카드 12개월 12개월(6개월 단위) 신한카드 6개월(일주일 단위) 6개월 (3개월 단위) 삼성카드 3개월 12개월 씨티카드 연동 불가 12개월(3개월 단위) 전북카드 연동 불가 4년 롯데카드 3개월 6개월

 

1. 수집을 원하는 기간을 선택 후 [실시간수집]을 클릭합니다.

 

 

① 최근 수집의 일시는 카드별로 가장 최근에 수집된 일자와 시간을 노출합니다.

 

2. 수집기간을 확인 후 [확인]을 클릭하면 실시간 수집이 완료됩니다.

 

 

 

거래 내역 무시처리 및 직접추가

 

거래 취소건과 같이 경비지출이 불필요한 거래들은 '무시'처리하여 경비지출 목록에서 제외시킬 수 있습니다.

또한, 일부 해외결제나 (부분)취소 등의 거래에서 실제 발생한 금액과 상이한 경우 무시처리 및 내역추가 이후에 지출결의를 기안할 수 있습니다.

 

1. 지출 결의 목록에서 제외할 거래를 선택 후 [삭제(무시)]를 클릭합니다.

 

 

2. [내역 추가]를 클릭합니다.

 

 

3. 거래 내역을 입력 후 [저장]을 클릭합니다. 지출일자, 계정과목, 공급가액, 거래처, 적요는 필수 값이며, 부가세 대상 거래는 세액과 사업자등록번호를 필수로 입력해야 합니다. 

 

 

•  수집된 거래 내역은 무시(삭제) 시 상태값이 무시로 변경되며, 거래 내역이 삭제되지 않습니다. •  사용자가 직접 추가한 거래는 무시(삭제) 시 내역에서 삭제되며, 복구되지 않습니다.