메일/그룹웨어 매뉴얼
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• 보안 메일은 이용 중인 하이웍스 상품에 보안 메일 또는 매니지드 옵션이 추가된 경우 이용 가능한 서비스입니다. 만일 이용 중인 상품이 보안 메일 기능을 제공하지 않는 경우, 플랜 변경을 통해 보안 메일을 이용할 수 있습니다. • 플랜 변경 방법은 [메일 > 서비스 관리하기 > 플랜 변경하기] 매뉴얼을 참고해주세요. |
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• 승인 메일은 메일 발송 시 승인자의 결재 과정을 거쳐 발송 되는 메일을 의미합니다. 승인 메일 이용 시 기업 정보 유출과 비업무용 메일 발송으로 인한 업무 생산성 저하 방지가 가능합니다. • 승인 메일 설정 시 사내 모든 메일 계정이 POP3/SMTP를 사용할 수 없습니다. |
하이웍스 보안 메일에서는 사내 정보 보안을 위해 특정 사용자의 발신을 통제할 수 있는 승인 메일 기능을 제공합니다.
승인 메일 설정 방법은 아래 매뉴얼을 참고해주세요.
전체 관리자(슈퍼 관리자)의 승인 메일 설정하기
1. 하이웍스 오피스에 전체 관리자(슈퍼 관리자) 계정으로 로그인합니다.
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• 하이웍스 전용 오피스 주소는 login.office.hiworks.com/회사도메인 입니다. 예) https://login.office.hiworks.com/gabiaedu.com
• DNS 레코드 설정이 완료되지 않았다면 [메일 > 메일 사용을 위한 사전 준비 > 도메인 연결하기] 매뉴얼을 참고하세요. |
① 하이웍스 계정 아이디를 입력 후 [다음]을 클릭합니다.
② 하이웍스 계정 비밀번호를 입력 후 [로그인]을 클릭합니다.
2. 로그인 후 오피스 홈에서 [하이웍스 관리]를 클릭합니다.
3. [하이웍스 관리 > 메일 관리 > 보안 메일]을 클릭합니다.
4. [보안 메일 > 암호/승인메일 설정]을 클릭합니다.
1) [승인 메일 설정]을 클릭합니다.
2) 승인 메일 설정 시 원하는 정책을 선택 후 [다음]을 클릭합니다.
3) 자동 승인 사용 여부 선택 및 상세 설정 완료 후 [다음]을 클릭합니다.
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• 발송 승인을 위해 승인자에게 메일 알림이 발송됩니다. 승인 대기 기간에는 발송자가 메일을 회수할 수 있습니다. 승인 요청자가 메일을 회수한 경우, 승인자의 [승인 편지함 > 회수]에서 메일 제목만 확인할 수 있습니다. (메일 내용 확인 불가) • 자동 승인 설정을 [사용 함]으로 설정할 경우 대기 시간을 제한할 수 있습니다. 설정에 따라 제한된 시간이 지난 후 해당 메일에 대해 자동 승인 또는 반려됩니다. |
4) 승인 요청자 및 승인자를 등록 후 [다음]을 클릭합니다.
① 등록된 승인 내용을 승인 요청자와 승인자를 구분하여 검색할 수 있습니다.
② 선택한 승인 요청자에 대한 승인자를 일괄로 등록 또는 수정할 수 있습니다.
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• 승인을 요청할 사용자를 체크한 후 [선택 일괄 등록] 클릭합니다. [승인자 등록 및 수정]에 승인자 이름을 검색 후 키보드 enter를 누르면 승인자 등록이 완료됩니다. 이후 지정된 사용자가 메일 발송 시 승인 메일 정책에 따라 승인자의 승인 절차를 거치게 됩니다. • 한 명의 승인 요청자에게 여려 명의 승인자를 지정할 수 있으며(최대 10명), 승인자 중 한 명만 승인해도 메일이 발송됩니다. |
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• 등록 또는 수정할 사항 적용 후 승인 대상자 목록 화면에서 [임시 저장] 버튼을 클릭해야 실제 정보가 등록 또는 수정됩니다. • 선택 일괄 등록 시 기존의 승인자 목록은 삭제되오니 유의하시기 바랍니다. |
③ [엑셀파일로 등록 > CSV 샘플파일 다운로드]를 클릭하여 파일을 다운로드한 후, 샘플 내용에 맞게 내용을 작성합니다. 저장된 파일은 [찾아보기]를 클릭하여 선택 후 [확인]을 클릭하면 최종적으로 업로드됩니다.
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• 엑셀 파일로 등록 이용 시 작성한 엑셀 파일은 반드시 CSV 파일 확장자로 저장해야 합니다. • 오피스에 존재하지 않는 아이디를 입력한 경우 해당 아이디를 제외하고 등록됩니다. • 엑셀 파일 업로드와 동시에 승인자 목록이 저장되오니 유의하시기 바랍니다. |
5) 자주 거래하는 업체 담당자의 메일 주소 또는 도메인을 등록하면 승인 절차를 거치지 않고 바로 메일을 발송할 수 있습니다.
사용자의 승인 메일 발송/확인하기
1. 하이웍스 오피스에 승인 메일을 발송할 계정으로 로그인합니다.
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• 하이웍스 전용 오피스 주소는 office.hiworks.com/회사도메인 입니다. 예) https://office.hiworks.com/gabiaedu.com
• DNS 레코드 설정이 완료되지 않았다면 [메일 > 메일 사용을 위한 사전 준비 > 도메인 연결하기] 매뉴얼을 참고하세요. |
① 하이웍스 계정 아이디를 입력 후 [다음]을 클릭합니다.
② 하이웍스 계정 비밀번호를 입력 후 [로그인]을 클릭합니다.
2. 로그인 후 오피스 홈에서 [메일]을 클릭합니다.
3. 승인 메일 발송 및 확인을 진행합니다.
1) 승인 메일 발송하기
승인 필요 대상자는 [메일 > 메일 쓰기]에서 메일 작성 후 [보내기]를 클릭하면 아래 설정 화면을 확인할 수 있습니다.
해당 정보 확인 후 [승인 요청]을 클릭하면 승인 관리자에게 승인 요청 메일이 발송됩니다.
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• 승인을 요청한 메일은 승인 요청자의 [메일 > 보낼 메일함]에서 확인이 가능합니다. • 메일을 잘못 승인 요청한 경우, [메일 > 보낼 메일함]에서 메일 회수가 가능합니다. 단, 메일을 회수한 경우라도 승인자의 [메일 > 승인 메일함 > 회수]에서 회수한 메일의 '제목'은 노출됩니다. (회수한 메일 내용 확인 불가) |
2) 승인 메일 확인하기
승인 메일을 사용하면 승인자 메일 계정에 '승인 메일함'이 별도로 생성됩니다.
승인대기 메일함에서 승인 요청 메일을 확인 후 상단에 있는 승인 또는 반려를 클릭하거나, 메일 목록에서 체크하여 바로 승인 또는 반려를 선택할 수 있습니다.
① 승인 요청이 들어온 대기 상태의 메일들을 확인할 수 있습니다.
② 이미 승인 처리한 메일들을 확인할 수 있습니다.
③ 승인을 반려한 메일들을 확인할 수 있습니다.
④ 승인 요청자가 승인 요청을 취소한 메일들을 확인할 수 있습니다.
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• 승인 요청자가 보낼 메일함에서 승인 대기 상태의 메일을 선택하여 [메일 회수]를 클릭할 경우, 승인자는 [회수]에서 메일 제목만 확인할 수 있습니다. (메일 내용 확인 불가) • 승인 요청자는 회수한 메일을 [메일 > 임시 보관함]에서 확인할 수 있습니다. • 승인 메일은 하이웍스 모바일 앱에서도 확인이 가능합니다. |
(1) 승인하기
① [승인대기]에서 확인된 메일 좌측의 체크박스를 선택합니다.
② [승인]을 클릭합니다.
③ 승인 사유 및 메모를 입력합니다.
④ [승인]을 클릭합니다.
(2) 반려하기
① [승인대기]에서 확인된 메일 좌측의 체크박스를 선택합니다.
② [반려]를 클릭합니다.
③ 반려 사유 및 메모를 입력합니다.
④ [반려]를 클릭합니다.
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• 가비아 유튜브 채널에서 암호/승인 메일 설정 방법을 동영상으로 확인해 보세요. |
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